JOIN Admin verwijderlijsten

Uit JOIN wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Verwijderingslijsten

Ten behoeve van zorgvuldig beheer van uw archiefdossiers conform de archiefwet kunt u in JOIN Admin verwijderingslijsten samenstellen, laten goedkeuren en de betreffende digitale dossiers met de gekoppelde documenten ook werkelijk verwijderen. De verwijderlijst-functie bestaat uit 3 opvolgende handelingen:

  • opstellen van de verwijderlijstsjablonen
  • het starten van het verwijderproces
  • het uitvoeren van de daadwerkelijke verwijdering (vernietiging en/of overbrenging)

Knoppenbalk bij verwijderingslijsten

Knop Omschrijving Toetscombinatie
Icon Uitrolknop.png Toon volledige lijst Alt A
Icon Nieuw Overzicht.png Nieuw Alt N
Bestand:Icon Nieuw Bestand.png Nieuwe groep voor verwijderingslijsten Alt G
Icon Save.png Opslaan Alt S
Icon Annuleren.png Annuleren Alt C
Bestand:Icon Verwijder Overzicht.png Verwijder verwijderingslijst Alt R
Icon kopieren.png Kopiëren Alt O
Icon Genereren Overzicht.png Verwijderingslijst genereren Alt G
Bestand:Icon Open No Arrow.png Open PDF met bewaarde registratie
Bestand:Icon Bevestig.png Bevestig verwijderingslijst Alt F
Bestand:Icon exporteren.png Exporteren van de dossiers (verwijdering)
Bestand:Icon vernietiging.png Vernietigen van de dossiers (verwijdering)
Bestand:Icon Metadata.png Metadata bekijken Alt M

Stap 1: sjabloon maken

  • Kies in de Navigatie Databasebeheer -> Verwijderingslijsten -> Sjabloon. Hier gaat u vastleggen aan welke voorwaarden de te verwijderen dossiers moeten voldoen.
  • In de knoppenbalk van het Center kiest u voor Nieuwe Verwijderingslijst.
  • Selecteer het "type"verwijderingslijst. U kunt hier kiezen voor een verwijderingslijst voor "dossiers" en "exclusieve documenten" (ook wel bekend als "zaakdocumenten")
  • Geef de verwijderingslijst een naam. Bijvoorbeeld "bouwdossiers overbrenging" of "zaken vernietiging"

Sla vervolgens de verwijderingslijst op.

Bestand:Sjabloon Maken2.png

  • Kies het tabblad Boeken. Hier kunt u door middel van vinkjes de dossierboeken (of exclusieve documentboeken) selecteren waar de verwijderingslijst op van toepassing is.
  • Op het tabblad Query definitie geeft u aan welke gegevens en welke velden van het geselecteerde boek in de verwijderingslijst moeten verschijnen. De stappen die u doorloopt zijn identiek aan het maken van een regulier overzicht.
  • Dit is ook het moment waarop u de registraties moet anonimiseren. Volgens de geldende wet- en regelgeving mag u persoonsgegevens onder bepaalde voorwaarden bewaren. Heeft u voor de uitvoering van uw werkzaamheden deze gegevens niet langer nodig, dan moet u ze vernietigen. U mag ze dan ook niet weergeven in een verwijderingslijst. Bij het samenstellen van de query definitie dient u hier rekening mee te houden.
  • Kies bij Itemprofiel met behulp van het uitrolpijltje het gewenste itemprofiel. Hierdoor ziet u alleen die velden die daadwerkelijk gebruikt worden. Kiest u het standaard itemprofiel, dan krijgt u alle velden weer te zien.
Kolomnaam Resultaat
Veld Omachrijving.
Toon Aangevinkte velden worden in de vernietiginslijst getoond.
Breedte Aantal tekens van het veld.
Aflopend Aangevinkte velden worden aflopend gesorteerd.
Filterconditie Selectiecriteria voor dit veld. Door op de knop in het veld Filterconditie te klikken krijgt u een scherm waarin u een zoekconditie of een macro kunt aanvullen die u voor dit veld wilt gebruiken.
Of Verdere selectiecriteria voor dit veld.
Opmaak Bepaalt de weergave van een veld, bijvoorbeeld de wijze waarop een geldbedrag wordt weergegeven met cijfers achter de komma.
  • De velden worden in de getoonde volgorde weergegeven. Wilt u de volgorde veranderen, dan selecteert u het veld met het pijltje links van de veldomschrijving. Door vervolgens op de pijltjes rechts in uw scherm te klikken, kunt u de velden naar de gewenste positie verschuiven.

Bestand:Icon Pijltjes.png

  • Afhankelijk van het boektype dat u gekozen heeft, worden onder de veldinstellingen opties zichtbaar, die van invloed zijn op de weergave. De volgende opties zijn mogelijk:

Bestand:Picture.png

  • Inspringen t.o.v. het vorig niveau: geeft in de uiteindelijke weergave met behulp van inspringen een structuur weer die vergelijkbaar is met de boomstructuur in de Admin Tool.
  • Kopregel met kolomnamen: geeft de kopteksten weer.
  • Primaire zoekconditie: het opbouwen van het resultaat gebeurt eerst op basis van deze filterconditie, zodat het resultaat sneller wordt opgebouwd.
  • Toon alleen registraties die niet aan deze conditie voldoen: dit is een ‘inverse’ filterconditie. Met deze functie kan bijvoorbeeld een overzicht worden gemaakt op brieven waar geen ontvangstbevestiging aan gekoppeld is. Deze optie wordt alleen bij bepaalde subtypen getoond, bijvoorbeeld bij bestanden.
  • Extra registratiegegevens: deze optie wordt gebruikt om extra registratiegegevens op als XML op te slaan in het MEMO veld.

Met de knop Wis filtercondities kunt u alle instellingen die u heeft gekozen weer ongedaan maken.

  • Druk in de knoppenbalk op Bewaren op de gegevens vast te leggen.
  • Wilt u een verwijderingslijst aan Administrator rechten koppelen, dan kunt u dit aangeven op het tabblad Administratorniveaus. Klik hiervoor op de link Beschikbare administratorniveaus en vink een of meerdere niveaus aan. Klik op de knop Koppel items naast Gekoppelde administratorniveaus en leg dit vast door in de knoppenblak op Bewaren te klikken.
  • Is uw verwijderingslijst naar wens gedefinieerd, dan klikt u in de knoppenbalk op Bevestig verwijderingslijst Bestand:Icon Bevestig.png.

Stap 2a: Actief maken van de verwijderingslijst

Na het aanmaken van een sjabloon en het bevestigen ervan gaat u naar stap 2, de actieve verwijderingslijst. Hier vindt u de verwijderingslijsten die al wel aangemaakt zijn maar nog niet goedgekeurd zijn. In deze fase worden alle dossiers die voldoen aan de "query" (bijvoorbeeld alle zaken die verwijderd moeten worden in 2018) verplaatst naar de arhiefmodus (de schaduwweergave van JOIN Zaak & Document, alleen gebruikers met het privilege "items archiveren" hebben toegang tot deze weergave).

Bestand:Actief.png

Door in de knoppenbalk te klikken op verwijderingslijst maken, krijgt u de lijst van te verwijderen dossiers (als PDF) op uw scherm. Zolang een verwijderingslijst zich in deze fase bevindt, kunnen er nog aanpassingen plaatsvinden. Het kan zijn dat bepaalde dossiers toch nog niet verwijderd moeten worden. Op het tabblad "Aanpassing" kunt u door filtering aangeven welke dossiers u alsnog wilt bewaren bewaard moeten blijven. U vinkt deze dossiers uit op het tabblad, zodat ze van de lijst verdwijnen en uit de archiefmodus worden verplaatst naar de actieve omgeving.

Gaat u akkoord met deze verwijderingslijst, dan klikt u in de knoppenbalk op Keur verwijderingslijst goed.

Bestand:Actief2.png

Omdat volgens wet- en regelgeving verwijdering uitsluitend mag plaatsvinden door geautoriseerde personen, volgen er een aantal stappen waarin aangegeven moet worden dat u gerechtigd bent om de verwijdering uit te voeren. Nadat u aangegeven heeft dat u akkoord gaat met de verwijderingslijst, zijn er andere knoppen beschikbaar gekomen in de knoppenbalk:

Bestand:Icon Login.png verwijderinslijst goedkeuren met Decos D5 login
Bestand:Icon Handtekening.png verwijderingslijst goedkeuren met digitale handtekening

Kiest u voor de JOIN login-functie, dan krijgt u een scherm waarin u een gebruikersnaam en wachtwoord moet invoeren. Hierna klikt u op Goedkeuren en kunt u het scherm sluiten. Ook met uw digitale handtekening kunt u goedkeuring aan de verwijderingslijst geven. Op het tabblad wordt nu aangegeven dat de verwijderingslijst door 1 persoon is goedgekeurd. Een verwijderingslijst moet echter altijd door minimaal twee bevoegde personen goedgekeurd worden. Zodra ten minste de tweede persoon akkoord gaat met de definitieve verwijdering, dan is de goedkeuring compleet en wordt de verwijdering uitgevoerd.

Stap 2b definitieve verwijdering

Zodra de verwijderingslijst is goedgekeurd (zie hierboven) kan de daadwerkelijke verwijdering worden uitgevoerd.

  • Met de vernietigingsfunctie worden dossiers inclusief documenten en bestanden verwijderd zonder mogelijkheid voor reconstructie.
  • Met de overbrengingsfunctie kunt u, voordat u gaat vernietigen, de dossiers veilig stellen op een externe locatie (zodat deze bijvoorbeeld in een E-Depot kunnen worden opgenomen)

Bestand:Definitieve Verwijdering.png

Let op: Verwijdering van de dossiers is definitief.


E-Depot aansluiting

Op dit moment is de aansluiting op het E-Depot nog in ontwikkeling. De functionaliteiten zijn onder licentie beschikbaar in de verwijderwizard van JOIN Zaak & Document (onderdeel “JOIN Admin) maar worden zijn nog niet beschikbaar voor een productieomgeving. =

Verwijderlijsten in combinatie met export naar E-depot

Voor de aansluiting op het e-depot wordt gebruik gemaakt van de verwijderwizard. Het proces van de verwijderlijst ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:

1.Beheerder stelt een verwijderlijst op 2.Beheerder configureert de verwijderlijst (query) 3.Beheerder activeert de verwijderlijst 4.Beheerder doet aanpassingen in de concept verwijderlijst 5.Beheerder bevestigt de verwijdering en voert deze uit:

  • Bij overbrenging worden de dossier inclusief document geëxporteerd naar een externe locatie (in XML formaat) en kunnen deze worden verwerkt in het E-Depot
  • Bij vernietiging (ook na succesvolle overbrenging) worden de dossier inclusief gekoppelde documenten zonder reconstructie vernietigd. De verwijderlijst wordt opgeslagen in JOIN Admin.


Aanvullende functionaliteiten voor E-depot


Aan de overbrenging naar het E-depot worden aanvullende eisen gesteld. Deze eisen zijn (nog niet) vastgesteld in het informatiemodel TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) en dienen voor een gestandaardiseerde overbrenging van archiefbescheiden. De aanvullende functionaliteiten voor het E-DEPOT zijn

  • Er wordt gebruik gemaakt van een stylesheet conform de eisen die zijn gesteld aan overbrenging
  • Er kan gekozen worden voor een export in zaakstructuur, teneinde te voldoen aan de richtlijnen uit TMLO.
  • Er kan een aparte extensie worden meegegeven aan het XML bestand (in TMLO wordt gebruik gemaakt van de extensie .metadata)
  • Documenten worden standaard geconverteerd naar PDF, maar voorafgaand aan de export. Dit om te voorkomen dat de HASH afwijkt na export (aangezien anders voorafgaand aan de export het bestand in origineel formaat bestond).


Stap 3: Uitgevoerd

Nadat een verwijderingslijst akkoord is bevonden en de verwijdering van de dossiers is uitgevoerd, wordt de lijst geplaatst in het onderdeel -> Verwijderingslijst -> Uitgevoerd. Als archiefbeherende instelling bent u verplicht om de verwijderingslijst inclusief accordering te bewaren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen deze ook op te slaan in een zaakdossier.