Decos KCS E-mail

Uit JOIN wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

 Werkvoorraad - E-mail

De e-mail die door klanten naar de KCS gebruikers wordt gestuurd, is beschikbaar in het onder-deel “Alle e-mail”. Door deze optie te selecteren krijgt u een overzicht van ontvangen e-mailberichten die nog niet afgehandeld zijn.

Image:E-mail_Venster.png

De berichten in grijze letters en zonder vinkveld, zijn al in behandeling genomen. Berichten in zwarte letters met vinkveld kunt u in behandeling nemen door een vinkje te plaatsen voor het bericht (zie bovenstaande afbeelding). Klik vervolgens op Lees meer… dan wordt:

  • het bericht in “Alle e-mail” zichtbaar als Alleen lezen inclusief weergave van de naam van de behandelaar;
  • het bericht toegevoegd aan “Mijn e-mail”;
  • het bericht weergegeven in de basiskolom.

Het bericht kan vervolgens door u behandeld worden. In de basiskolom worden de details van de e-mail weergegeven, dus afzender, geadresseerd aan, datum en tijdstip van ontvangst, on-derwerp en de inhoud van de e-mail.
Boven de inhoud van het bericht vindt u een aantal functieknoppen:

Bestand:Inzoomen.png Inzoomen op de tekst
Bestand:Uitzoomen.png Uitzoomen op de tekst
Image:Volledig_Scherm.png Opent de tekst in een volledig scherm
Image:Ander_Scherm.png Ga naar het volgende / vorige scherm

Bovenaan de basiskolom klikt u op de pijl. U krijgt een keuzemenu waarin u verschillende opties kunt selecteren:

Image:Keuzemenu_E-mail.png

Beantwoorden

Kiest u deze optie, dan verschijnt er een antwoordscherm. Het beantwoorden van een e-mail werkt op dezelfde wijze als het versturen van een e-mail (zie elders in deze handleiding). U heeft hier echter ook de mogelijkheid om een bijlage uit het KCS te selecteren.

Doorsturen

Het doorsturen van een e-mail werkt op vergelijkbare wijze als het beantwoorden van een e-mail. Het verschil: het e-mailadres van de geadresseerde is nog niet ingevuld.

Wijs e-mail toe

U kunt een collega selecteren om deze e-mail te beantwoorden.

Aantekening toevoegen

Geeft u de mogelijkheid een extra aantekening toe te voegen. Deze optie geeft u een scherm waarin u een tekst kunt invoeren. In het rechter gedeelte van dit scherm een taak aanmaken voor een collega. Plaats een vinkje voor Taak aanmaken en vervolgens kunt u de naam van een collega selecteren voor wie deze taak bestemd is. Indien van toepassing kunt u een einddatum aan de aantekening meegeven. Ook heeft u de mogelijkheid om een notificatiebericht te sturen naar uw afdeling of naar uzelf. Kiest u ervoor om een Notificatiebericht te versturen, dan krijgt de persoon/afdeling die u geselecteerd heeft bij het opstarten van het KCS dit bericht op het scherm.
Om de aantekening vast te leggen klikt u op Opslaan.

Verbeterpunt melden

Komt u in het KCS iets tegen dat niet correct is, dan kunt u het via de optie Verbeterpunt melden doorgeven. Kies deze optie en voer het verbeterpunt in. Veelal zal uw applicatiebeheerder al ingesteld hebben welke collega inhoudelijk verantwoordelijk is voor dit deel van het KCS en de naam van de betreffende collega is automatisch geselecteerd. Is dit niet ingesteld, dan klikt u op het vergrootglas achter het veld Stuur naar. Selecteer dan de juiste collega.
Druk op Opslaan om het verbeterpunt te melden.

Registreer e-mail als nieuwe zaak

Deze optie geeft de mogelijkheid om het betreffende bericht toe te voegen aan een nieuwe zaak. Voer in het scherm dat verschijnt alle velden in en klik op Opslaan.

Registreer e-mail als een nieuw document

Deze optie geeft u de mogelijkheid om het betreffende e-mailbericht te registreren in het ge-koppelde DMS.

Koppel e-mail aan een bestaande zaak

Kiest u in het keuzemenu voor Koppel e-mail aan een bestaande zaak, dan kunt u de geselec-teerde e-mail koppelen aan een zaak in het gekoppelde zaaksysteem.
In het scherm dat verschijnt klikt u op het vergrootglas en kunt de juiste registratie zoeken waaraan u wilt koppelen. Door op Opslaan te klikken wordt de koppeling vastgelegd.

Open als bestand

Het bericht wordt geopend in uw eigen e-mailapplicatie.

Koppel

Kiest u in het keuzemenu voor Koppel, dan heeft u de mogelijkheid om de geselecteerde e-mail te koppelen aan een registratie in een andere bron van het KCS.
Met behulp van het uitrolpijltje selecteert u de bron waar u de e-mail aan wilt koppelen. Door vervolgens op het vergrootglas te klikken, kunt u in die bron de juiste registratie zoeken waaraan u wilt koppelen. Door op Opslaan te klikken wordt de koppeling vastgelegd.

Ontkoppel

Zijn er koppelingen tot stand gebracht die niet langer van toepassing zijn, dan kiest u in het keuzemenu voor Ontkoppel. U krijgt dan een overzicht van alle bestaande koppelingen en door vinkjes voor een koppeling te verwijderen wordt deze ongedaan gemaakt.

Terug in alle

Door deze optie te kiezen wordt het e-mailbericht verwijderd uit Mijn e-mail en teruggeplaatst in Alle e-mail. Het bericht kan vervolgens behandeld worden door een andere medewerker.

Verwijderen

Door dit te selecteren verwijderd u het e-mailbericht uit het KCS.

Archief

Kiest u voor archief, dan krijgt u de vraag of u het bericht wilt archiveren.

Werkvoorraad – gearchiveerde e-mail

E-mail die vanuit het KCS is afgehandeld kan bij de gearchiveerde items worden geplaatst. Op deze plaats zijn de berichten nog wel ter inzage.

Werkvoorraad – aantekeningen

De aantekeningen die zijn toegevoegd, zijn op deze locatie ter inzage.

Werkvoorraad –sessie

Het kan zijn dat u een klantsessie heeft openstaan, maar dat deze tijdelijk onderbroken dient te worden. U heeft bijvoorbeeld een klant aan de telefoon die eerst iets moet opzoeken voor de vraag beantwoord kan worden. Om te voorkomen dat de klant nogmaals moet toelichten waarom men contact opneemt en wat men precies wil weten, kan de actieve klantsessie opgeslagen worden. U legt dan in feite vast welke stappen u precies in het KCS heeft genomen om in de actuele schermweergave te komen waar u bent op het moment dat u het contact met de klant tijdelijk verbreekt. Een klantsessie opslaan doet u door rechtsonder op de knop Sessie beëindigen te klikken. Plaats een vinkje bij Actieve klantsessie opslaan. U kunt dan een bericht invullen en klik dan op Opslaan. Er verschijnt dan een melding op het scherm met een referentienummer. U kunt dit nummer doorgeven aan de klant.

Zodra dezelfde klant weer contact opneemt, kiest u voor Werkvoorraad – sessie. U krijgt dan een zoekscherm waarin u de naam van de klant kunt invoeren. Druk op Enter. U kunt ook kiezen voor Geavanceerd zoeken. U kunt dan het referentienummer of een startdatum invoeren, en dit eventueel verfijnen met de opties Groter dan – kleiner dan – gelijk aan – groter of gelijk aan – kleiner of gelijk aan.
U kunt in het zoekscherm ook kiezen voor Alle actieve sessies of voor Mijn actieve sessies.

Er verschijnt een overzicht van de sessies die aan uw zoekvraag voldoen en u kunt uit deze lijst de gewenste sessie kiezen. Dit kan door met behulp van de pijltjes door de lijst te navigeren. Bij de juiste sessie klikt u op de knop Lees meer…. Vervolgens wordt precies dezelfde sessie geopend zoals deze tijdelijk is onderbroken en u kunt de klantvraag verder behandelen