Het webformulier kan in gebruik genomen worden door het zaaktype eerst te publiceren.
Op zaaktypeniveau wordt in het tabblad ‘Formulier Eigenschappen’ nu een knop ‘Kopieer de publieke hyperlink’
Hier kunt u direct naar de pagina gaan waar het formulier staat, of kunt u de URL laten kopiëren op uw klembord.
Vervolgens is het mogelijk om deze hyperlink te plaatsen op uw website of in een email of waar u ook maar wilt.
De URL blijft uniek per zaaktype en zal dus niet veranderen wanneer er een nieuwe versie van het zaaktype uitkomt.
Nadat u deze URL publiekelijk toegankelijk hebt gemaakt kan deze door iedereen worden ingevuld. Zodra een klant een formulier invult wordt er een zaak aangemaakt in JOIN Zaak en Document:
Een webformulier creëert:
Relatie met de juiste persoon of bedrijf uit het formulier
De webformulierentoepassing maakt gebruik van vier verschillende adresboeken die u standaard in uw zaaksysteem beschikbaar heeft.
Bekende personen - gekoppeld aan BRP (gegevensmagazijn) via StUFBG
Bekende organisaties - gekoppeld aan NHR/KvK (gegevensmagazijn) via StUFBG–> ook mogelijk met de KVK API.
Onbekende personen - los adresboek met overige niet bekende personen
Onbekende organisaties - los adresboek met overige niet bekende organisaties
Relatie met persoon
Met de DigiD of EIDAS inlog wordt gekeken of de persoon bekend is. Zoja dan wordt de relatie met dit persoon gelegd uit het bekende personen adresboek en wordt er een volgindicatie geplaatst.
Wanneer u beschikt over een gegegensmagazijn gekoppeld aan de landelijke voorziening zullen ook buitengemeentelijke personen gevonden en geregistreerd worden.
Als de persoon niet gevonden wordt (door onbeschikbaarheid van gegevensmagazijn op dat moment of door ontbreken van landelijke voorziening) dan zijn er twee implementatievarianten:
Voor EIDAS is het vanwege beperkingen niet mogelijk om te koppelen aan een externe bron. Wel is het mogelijk om het Decos-adresboek te gebruiken als bron en vanuit dit boek prefill aan te bieden in geval van herhaalaanvragen door dezelfde persoon. Dit doen we door te werken met een unieke sleutel die we van de betreffende persoon opslaan en die we matchen na een succesvolle EIDAS-login.
Voor DigiD geldt uiteraard wel dat we prefill kunnen toepassen door middel van een StUFBG bevraging van de gegevensmakelaar (of landelijke voorziening via de gegevensmakelaar).
Relatie met organisatie
Decos beschikt over een werkende koppeling met eHerkenning en prefill van gegevens. Er zijn koppelingen beschikbaar met StUFBG (met uw gegevensmakelaar) en KVK (direct via de KVK “zoeken” API). Na een succesvolle login met eHerkenning zal altijd geprobeerd worden gegevens op te halen en te prefillen in het formulier.
Voor onbekende organisaties zijn er twee implementatievarianten: