¶ Zaaktypen.nl Beheer
Terug naar hoofdpagina Wiki Zaaktypen.nl
Zaaktypen.nl bestaat uit het configureren van individuele zaaktypen, maar hiervoor wordt gebruik gemaakt van een aantal centrale onderdelen. Deze kunnen centraal worden beheerd. Hieronder worden ze per onderdeel beschreven.
¶ Tabellen
YouTube filmpje over het beheren van tabellen
Zaaktypen.nl maakt gebruik van centrale tabellen waardoor waarden kunnen worden hergebruikt voor meerdere zaaktypen. Dit zorgt voor eenduidig gebruik van deze waarden en een centrale plaats om deze te beheren. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen Standaard tabellen en Overige tabellen. De Standaard tabellen zijn altijd aanwezig en maken ook altijd deel uit van de zaaktypen configuratie. De Overige tabellen worden door de organisatie aangemaakt voor het gebruik bij de extra kenmerken bij specifieke zaaktypen. Deze zullen dus specifiek zijn voor iedere organisatie maar kunnen voor meerdere zaaktypen worden ingezet. Om tabellen te wijzigen volgt men de volgende stappen:
- Klik op het Instellingen icoon rechtsboven
- Kies voor Tabellen in het menu
- Zoek en selecteer de tabel die aanpassing benodigd
- U kunt nu een tabelwaarde selecteren om deze te wijzigen of verwijderen (met het kruisje)
- U kunt onderin een Nieuwe tabelwaarde invoeren door:
- Klik op Nieuwe tabelwaarde
- Voer de nieuwe waarde in
- Druk op ENTER
- Klik op Opslaan na uw wijziging
- Desgewenst kunt u de volgorde van de tabelwaarden aanpassen door op de liggende streepjes te klikken en de volgorde te ‘slepen’
Let op: dit heeft alleen effect in de webformulieren waar u deze tabellen gebruikt, de volgorde heeft geen effect in JOIN Zaak & Document.
U kunt volledig nieuwe tabellen toevoegen vanuit een specifiek zaaktype bij de Kenmerken.
Dit kan ook vanuit het centrale Tabellen onderdeel door te klikken op Nieuwe tabel.
¶ Documenten
YouTube filmpje over het beheren van documenttypen
Zaaktypen.nl maakt gebruik van een centrale tabel voor Documenten die behoren bij de zaaktypen. Bij ieder zaaktype wordt geconfigureerd welke type documenten vastgelegd moeten kunnen worden bij zaken van dit zaaktype. Dit betekent dat documenttypen die hier niet worden geconfigureerd ook niet als zaakdocument vastgelegd kunnen worden in het zaaksysteem.
Functionaliteiten die horen bij deze documenttypen zijn:
- Kunnen vastleggen van dit document in een zaak van dit zaaktype
- Hergebruiken van een documenttype bij meerdere zaaktypen
- Verplicht kunnen stellen van de aanwezigheid van een document van dit type in een zaak (per Status en/of Resultaat)
- Relevante sjablonen direct beschikbaar stellen bij dit documenttype
- Standaardisatie van documentgegevens
- Duidelijk overzicht van aanwezige documenten binnen een zaak
¶ Nieuw document aanmaken
Document(typ)en kunnen worden aangemaakt in de centrale Documenten tabel of bij de configuratie van specifieke zaaktypen. In beide gevallen zullen zij in de centrale tabel worden opgeslagen. De volgende stappen zijn nodig om een documenttype te configureren:
Vanuit de centrale tabel Documenten:
- Kies voor Instellingen
- Selecteer Documenten in het menu
- Klik op Nieuw document
Vanuit de configuratie van een specifiek zaaktype (Let op: Zoek eerst of dit documenttype al aanwezig is):
- Ga naar de stap Algemeen
- Ga naar het onderdeel Documenten
- Klik op het + icoon voor het toevoegen van een nieuw document
- Zoek eerst in de lijst of het documenttype al aanwezig is in de centrale tabel Documenten
- Zo niet, klik op Nieuw document aanmaken
Na het aanmaken van een nieuw document verschijnt een scherm om de gegevens van het document vast te leggen. De volgende gegevens zijn van groot belang:
- Omschrijving - Dit is de naam van het documenttype zoals dit getoond zal worden in het zaaksysteem. Houdt ook rekening met eventuele publicatie van gegevens
- Richting - Hierbij heeft u een keuze voor Inkomend, Uitgaand of Intern. Dit bepaald welke gegevens bij dit document moeten worden vastgelegd in het zaaksysteem, zoals een Afzender bij Inkomend en een Verzenddatum bij Uitgaand.
- Model - Hier kunt u eventueel de naam van een standaard sjabloon ingeven. Dit sjabloon verschijnt in het zaaksysteem als standaardoptie voor de eindgebruikers. (Let op: Het bestand voor het sjabloon moet worden geconfigureerd in het zaaksysteem)
- Klik op Opslaan
¶ Documenten wijzigen
Het wijzigen van de gegevens bij een bestaand document kunt u doen vanuit de centrale tabel. Bijvoorbeeld het toevoegen van een Model (sjabloon in zaaksysteem) of de richting. Let hierbij op dat deze wijziging doorgevoerd wordt in alle zaaktypen waar dit documenttype geconfigureerd staat. De volgende stappen leiden tot een wijziging van een document:
- Ga naar Instellingen
- Selecteer Documenten in het menu
- Zoek het betreffende document(type) in de lijst
- Selecteer het document(type)
- Voer uw wijziging door
- Klik op Opslaan
¶ Documenten verwijderen
Er zijn twee soorten verwijderen wanneer het gaat om documenten. Het verwijderen van het document(type) bij een specifiek zaaktype (Ontkoppelen) of het verwijderen van het gehele document(type) uit alle zaaktypen.
Voor het ontkoppelen van het document(type) bij een specifiek zaaktype volgt u de volgende stappen:
- Zoek het betreffende zaaktype
- Selecteer dit zaaktype (Dit moet een Concept versie zijn of u moet het zaaktype eerst Bewerken om een wijziging mogelijk te maken)
- Ga naar de stap Algemeen
- Ga naar het onderdeel Documenten
- Selecteer het betreffende document(type), nu wordt de regel blauw
- Klik op het kruisje aan het eind van de blauwe regel om dit document(type) te ontkoppelen van dit specifieke zaaktype
Voor het verwijderen van het document(type) uit alle zaaktypen volgt u de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen
- Selecteer Documenten in het menu
- Zoek het betreffende document(type)
- Klik op de witregel naast de naam van het betreffende document(type), nu wordt de regel blauw
- Klik op het kruisje aan het einde van de blauwe regel om dit document(type) te verwijderen bij alle zaaktypen
¶ Behandelaren
Zaaktypen.nl maakt gebruik van behandelaren als rol. Iedere behandelstap (tussen statussen) kan toegewezen worden aan een Behandelende rol. Bij deze rol wordt deze handeling in de werkvoorraad van het zaaksysteem geplaatst. Het beheren van deze Behandelaren vindt plaats in een centrale tabel. Op deze manier kan deze worden hergebruikt bij meerdere zaaktypen en kan men in het zaaksysteem vanuit één behandelrol de handelingen voor diverse zaaktypen terugvinden.
Een nieuwe behandelrol kan worden aangemaakt vanuit de configuratie van een specifiek zaaktype óf in de centrale tabel Behandelaren. In beide gevallen komt de behandelrol in de centrale tabel te staan. Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van Behandelaren lijkt sterk op de manier waarop Documenten worden beheerd. Volg hiervoor dezelfde handelingen vanuit de centrale tabel, maar dan de tabel Behandelaren.
Meer informatie over de Behandelende rol is te vinden in de beschrijving van het maken van een nieuw zaaktype en de stap Statussen.
¶ Autorisaties
YouTube filmpje over het beheren van autorisaties
In Zaaktypen.nl wordt per zaaktype geconfigureerd welke autorisatie een groep gebruikers in het zaaksysteem krijgt voor zaken van dit type. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een centrale tabel Autorisaties waarin deze groepen worden beheerd. In het zaaksysteem worden specifieke gebruikers gekoppeld aan deze autorisatiegroepen.
Een nieuwe autorisatiegroep kan worden aangemaakt op de volgende wijze:
- Ga naar Instellingen
- Ga naar Autorisaties
- Klik op Nieuwe autorisatiegroep
- Geef een Naam aan voor de autorisatiegroep
- Klik op Opslaan
- Meer informatie over het instellen van autorisaties bij zaaktypen staat in de beschrijving van het maken van een nieuw zaaktype.
¶ Rapportage
Vanuit JOIN Zaaktypen kunt u sinds de release van 7 juni 2016 ook een uitgebreide rapportages genereren van alle informatie die u in de zaaktypecatalogus beheert.
U vindt de rapportagefunctie in het startmenu onder de knop “NIeuw zaaktype”. Als u deze openklapt, ziet u de optie “maak rapportage”
Na een aantal seconden wordt de rapportage geopend in Excel. Hier kunt u allerlei bewerkingen uitvoeren. Alle informatie wordt overzichtelijk per tabblad weergegeven.
¶ Gebruikers
Bij het onderdeel Gebruikers kunt u als beheerder nieuwe gebruikers toevoegen. Deze gebruikers ontvangen vervolgens van JOIN Zaaktypen een automatisch gegenereerde mail waarin ze wordt gevraagd om het account te activeren.