JOIN Now - Outlook en Groupwise

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

terug naar JOIN Now - Eerste stappen


Inhoud

[bewerken] Inleiding

De integratie met JOIN Now in combinatie met de emailapplicaties Groupwise (Novell) en Outlook (Office van Microsoft) bieden u de volgende opties:

  • het opslaan van een emailbericht (inclusief bijlagen) in JOIN Zaak & Document
  • het opslaan van een afspraak (kalender) in JOIN Zaak & Document
  • het bijvoegen van bestanden uit JOIN Zaak & Document aan een emailbericht
  • het direct na het verzenden van de email opslaan van het bericht in JOIN Zaak & Document

In outlook is het mogelijk om meerdere emailberichten tegelijkertijd te selecteren en op te slaan met JOIN Now> Met Groupwise is dit niet mogelijk. Daarnaast is het ook mogelijk om vanuit het mailbericht op te slaan. De knop "Opslaan in JOIN" vindt u niet alleen in het applicatievenster, maar ook als u het mailbericht in een apart venster heeft geopend.


[bewerken] Het opslaan van een emailbericht in JOIN Zaak & Document

Wanneer u een emailbericht heeft geselecteerd in uw mailapplicatie, dan klikt u op de knop "Opslaan in JOIN (JOIN Now)". JOIN Now wordt vervolgens opgestart. Wanneer uw organisatie gebruik gemaakt van SSO (Single Sign On), dan wordt u automatisch aangemeld. In alle andere gevallen vragen wij u om een gebruikersnaam en wachtwoord.

Afbeelding:Outlook addin save to join.png


[bewerken] De indeling van het scherm

Het scherm van JOIN Now is overzichtelijk opgebouwd:

  • Aan de linkerkant vindt u het menu. Deze wordt verderop nader toegelicht
  • Aan de rechterkant tonen we de inhoud. Dit kan een lijst met collecties zijn, de inhoud van een collectie of een registratie
  • Links onderin tonen wij het aantal bestanden dat u heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven wat u exact wilt opslaan
  • Rechts bovenin tonen wij de persoonlijke instellingen en de helpfunctie. Die laatste heeft u inmiddels gevonden.

[bewerken] Het menu

De indeling van het menu is altijd hetzelfde, maar kan per klant en gebruiker afwijken vanwege de configuratie of rechten. De volgende onderdelen worden in het menu onderscheiden:

Afbeelding:join now menu.png


[bewerken] Werkvoorraad

De werkvoorraad toont alle acties die u of uw groepen (rollen) actief heeft staan in JOIN Zaak & Document. Op deze manier kunt u eenvoudig uw bestand (bijv. mail of bijlage) toevoegen aan een document waar u op dit moment aan werkt of voegt u het bestand toe aan een zaak (nieuw document in de zaak). Rechtsboven in het scherm kunt u wisselen van werkvoorraad (bijvoorbeeld als u vanuit de werkvoorraad van uw team wilt werken).

Afbeelding:join now werkvoorraad.png

[bewerken] Recent

In het menu recent tonen wij de documentcollecties en dossiers waar u onlangs informatie aan heeft toegevoegd. Uiteraard tonen wij het laatst gebruikte als eerste (bovenaan in de lijst). Samengevat kunt u het menu recent op de volgende manier gebruiken:

  • het documentboek waar u onlangs een document heeft toegevoegd of een bestand aan een bestaand document heeft toegevoegd.
  • het dossier (of de zaak) waar u onlangs een document aan heeft toegevoegd of een bestand aan een bestaand document heeft toegevoegd.

Tip: een document kunt u ook direct vanuit de recentlijst aanmaken. Dit doet u door op het blauwe icoon met de + te klikken. Scheelt u weer een extra klik:

Afbeelding:join now plusicoon.png

Afbeelding:join now recent menu.png


[bewerken] Favorieten

Heeft u in JOIN Zaak & Document favorieten van dossier of documentcollecties aangemaakt? Dan ziet u deze favorieten hier. U kunt dan direct een nieuwe documentregistratie aanmaken, een bestand aan een bestaand document koppelen etc.

Afbeelding:join now favorieten menu.png


[bewerken] Mijn documenten

Wanneer u in JOIN Zaak & Document gebruik maakt van persoonlijke documenten (mijn documenten), dan ziet u deze ook terug in het menu van JOIN Now. U kunt hier de volgende dingen doen:

  • Een nieuw persoonlijk document aanmaken
  • Een bestand aan een bestaand document toevoegen

Afbeelding:join Now mijn documenten.png


[bewerken] Documenten

Onder het onderdeel documenten vindt u alle documentcollecties waar u toegang toe heeft. Dit is uiteraard afhankelijk van de rechten die u heeft binnen JOIN Zaak & Document. U kunt in ieder geval het volgende:

  • Een nieuw document toevoegen
  • Een bestand aan een bestaand document toevoegen

Wanneer u het menu-onderdeel Documenten selecteert, wordt in het rechterscherm de lijst met collecties getoond.

Afbeelding:lijst met documenboeken.png

Hier kunt u het volgende doen:

  • Wanneer u op het blauwe documenticoontje met + klikt maakt u een nieuwe documentregistratie aan. Ziet u een grijs documenticoontje, dan heeft u geen rechten om een nieuw document toe te voegen. U komt in het registratiescherm terecht, vult de gegevens in en klikt rechtsonder op "Opslaan"

Afbeelding:join now nieuwe registratie.pngAfbeelding:join now nieuwe registratie opslaan.png

  • Wanneer u op de naam van de documentcollectie klikt, komt u in de lijst met registraties terecht. Bovenin de lijst kunt u alsnog op nieuw klikken wanneer u een nieuwe registratie wilt toevoegen. Heeft u een bestaand document gevonden, dan klikt u op de regel. Deze wordt grijs gemarkeerd. Onderin de pagina kunt u een bestandsomschrijving toevoegen. Bent u klaar, dan klikt u rechtsonder op "Opslaan"

Afbeelding:join now bestaande registratie.pngAfbeelding:join now bestaande registratie opslaan.png

[bewerken] Dossiers

Nieuw in JOIN Now (en niet mogelijk in JOIN Direct) is de mogelijkheid om zelf dossiers (en zaken) te registreren vanuit JOIN Now. U hoeft niet eerst in JOIN Zaak & Document het dossier aan te maken.

Daarnaast kunt u in JOIN Now het volgende met het onderdeel dossiers:

  • Een nieuw document registreren bij een nieuw aangemaakt dossier
  • Een document registreren bij een bestaand dossier
  • Een bestand toevoegen aan een bestaand document in een bestaand dossier

Wanneer u een nieuw dossier aanmaakt, klikt u op de knop "nieuw". U vult de dossierregistratie aan en klikt vervolgens op de groene knop "volgende" (rechtsonder). Vervolgens kiest u het documentboek waar u het document wilt registreren. U vult de documentregistratie aan en klikt ten slotte op "opslaan".

Afbeelding:join now nieuw dossier.pngAfbeelding:join now nieuw document in dossier.png

[bewerken] Zaken

Werkt u zaakgericht met JOIN Zaak & Document (op basis van JOIN Zaaktypen.nl), dan wordt het onderdeel Zaken apart getoond in het menu. Handig, het scheelt u weer extra klikken. Wanneer u dit onderdeel selecteert, werkt dit op dezelfde manier als het onderdeel dossiers (met uitzondering van de lijst met dossiercollecties). U kunt hier het volgende:

  • Zelf nieuwe zaken registreren (als u voldoende rechten heeft) en het bestand opslaan in een nieuw zaakdocument
  • Een nieuw zaakdocument registreren in een bestaande zaak
  • Het bestand koppelen aan een bestaand zaakdocument in een bestaande zaak

Wanneer u een nieuwe zaak aanmaakt, klikt u op de knop "nieuw". U vult de zaak (vergeet het zaaktype niet!) aan en klikt vervolgens op de groene knop "volgende" (rechtsonder). U vult het zaakdocument (vergeet het documenttype niet!) aan en klikt ten slotte op "opslaan".

Afbeelding:join now nieuwe zaak.pngAfbeelding: join now nieuw zaakdocument.png

[bewerken] De inhoud

In het rechterdeel van het scherm wordt de inhoud getoond van respectievelijk het menu-onderdeel, de inhoud van een collectie of een registratiescherm. Wanneer bijvoorbeeld het onderdeel documenten wordt geselecteerd, wordt hier allereerst de lijst met boeken (collecties) getoond. Vanuit dit scherm kan dan een registratie worden aangemaakt of doorgeklikt worden naar de inhoud van het betreffende boek.

Afbeelding:join now inhoud.png


Wanneer het emailadres bekend is in JOIN, dan wordt het bijbehorende adres automatisch gekoppeld. Mochten het emailadres bij meerdere adressen zijn geregistreerd, dan krijgt u een keuzescherm waarin u de adressen kunt selecteren.

Afbeelding:join now koppelen adressen.png

[bewerken] het onderdeel "Bestanden"

Wanneer u een of meerdere mails (inclusief bijlagen) gaat opslaan met JOIN Now, dan kunt u in het onderdeel bestanden het volgende instellen:

  • U kunt de volledig mail (het originele bestand wordt 1 op 1 uit de applicatie overgenomen) opslaan in JOIN Zaak & Document
  • U kunt er voor kiezen om alleen de bijlagen op te slaan in JOIN. U selecteert de bestanden die u wilt opslaan
  • U kunt er voor kiezen om de volledige mail EN een of meerdere bijlagen apart op te slaan in JOIN

Daarnaast heeft u, wanneer u meerdere mails of bestanden selecteert de mogelijkheid om voor ieder bestand een aparte registratie aan te maken of alle bestanden te koppelen aan 1 registratie.

Afbeelding:join now bestanden opties.png

In bovenstaande situaties wordt linksonder in het scherm "bestand" getoond. Hier kunt u op klikken. In het scherm dat vervolgens opent kunt u selecteren welke bestanden u wilt opslaan en invoegen. Dit wordt op andere pagina's van deze wiki verder uitgelegd.

Afbeelding:join now bestanden.png


[bewerken] Het opslaan van een agenda-afspraak

In outlook heeft u de mogelijkheid om een agenda-afspraak te selecteren


[bewerken] Het invoegen van bijlagen aan een mailbericht

Naast het opslaan van een mailbericht is het mogelijk om bij een nieuw mailbericht bijlagen toe te voegen uit JOIN Zaak & Document. In Outlook of Groupwise klikt u in het nieuwe mailbericht op "Invoegen uit JOIN". Vervolgens opent JOIN Now en heeft u het volledige menu tot uw beschikking. Zo kunt u via verschillende ingangen, zoals werkvoorraad en recent bij de informatie uit JOIN. De onderdelen van het menu zijn uitgelegd bij "opslaan in JOIN".

Nieuw in JOIN Now is dat u in 1 handeling meerdere bijlagen kunt selecteren en deze als 1 batch kunt toevoegen aan het mailbericht. Pas wanneer u alle berichten heeft geselecteerd (bijvoorbeeld een rapport uit een zaak en een contract uit het contractenregister) klikt u rechtsonderin op de groene knop "toevoegen".

Afbeelding:join now invoegen bestanden.png

[bewerken] Werkvoorraad

  • wanneer u een documentactie selecteert, krijgt u de bestanden van het document te zien. Selecteer een of meerdere bestanden en pas desgewenst de bestandsnaam aan. De bestandsnaam wordt dan alleen aangepast voor het bestand dat u invoegt, niet in JOIN zelf.
  • wanneer u een dossier- of zaakactie selecteert, kunt u een keuze maken uit alle bestanden die via de documenten aan het dossier zijn gekoppeld. Ook hier kunt u de bestandsnaam aanpassen.

Afbeelding:join now selecteren bestanden dossier.png

[bewerken] Recent

  • wanneer u een recent documentboek selecteert, zoekt u het juiste document en krijgt u de bestanden van het document te zien. Selecteer een of meerdere bestanden en pas desgewenst de bestandsnaam aan. De bestandsnaam wordt dan alleen aangepast voor het bestand dat u invoegt, niet in JOIN zelf.
  • wanneer u een recent dossier of zaak selecteert, kunt u een keuze maken uit alle bestanden die via de documenten aan het dossier zijn gekoppeld. Ook hier kunt u de bestandsnaam aanpassen.

[bewerken] Favorieten

  • wanneer u een favoriet documentboek selecteert, zoekt u het juiste document en krijgt u de bestanden van het document te zien. Selecteer een of meerdere bestanden en pas desgewenst de bestandsnaam aan. De bestandsnaam wordt dan alleen aangepast voor het bestand dat u invoegt, niet in JOIN zelf.
  • wanneer u een favoriet dossierboek selecteert en vervolgens het juiste dossier (of zaak) selecteert, kunt u een keuze maken uit alle bestanden die via de documenten aan het dossier zijn gekoppeld. Ook hier kunt u de bestandsnaam aanpassen.

[bewerken] Documenten

Selecteer het juiste documentboek, zoek het juiste document op en kies een of meerdere bestanden. Pas desgewenst de bestandsnaam aan.

Afbeelding:join now invoegen bestand document.png

[bewerken] Dossiers

Selecteer het juiste dossierboek, zoek het juiste dossier op en kies uit de bestanden die beschikbaar zijn. Pas desgewenst de bestandsnaam aan.

[bewerken] Zaken

Selecteer de juiste zaak en kies de bijlagen die u wilt toevoegen.

[bewerken] Bestandenvenster

Wanneer u linksonder op het bestandentab klikt, ziet u alle bijlagen die u heeft geselecteerd (en u heeft nog niet op invoegen geklikt). Hier controleert u alle bestanden, wordt u geinformeerd over de totale grootte van de geselecteerde bestanden. Heeft u per ongeluk een verkeerd bestand gekoppeld, dan vinkt u deze uit. Houdt u er daarnaast rekening mee dat veel mailservers een maximale grootte kennen van het aantal gekoppelde bijlagen per mailbericht.

Afbeelding:join now bestandenvenster invoegen.png

[bewerken] Verzenden en opslaan

Met de optie "Verzenden en Opslaan" kunt u direct na het verzenden van uw mail deze opslaan in JOIN. JOIN Now wordt automatisch gestart. Voor meer informatie over het opslaan van een mail met JOIN Now kunt u elders in deze wiki de instructie bekijken.

Afbeelding:join now verzenden en opslaan.png



verder naar JOIN Now - Word

Persoonlijke instellingen