JOIN Direct Outlook Integratie

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

[bewerken] Outlook integratie

Outlook heeft een koppeling met Decos Direct: het is mogelijk om e-mails, afspraken en contactpersonen op te slaan in Decos.

[bewerken] Stap 1: Aanmelden bij Decos Direct

Na het opstarten van Microsoft Outlook ziet u een extra knop in de knoppenbalk:

File:Outlook.png

Selecteer e-mail of contactpersoon in het hoofdscherm, en klik dan op Opslaan in Decos. Hierna verschijnt de Decos Direct wizard.

File:Decos_Direct_Opslaan_Outlook.png

Druk op Volgende.

[bewerken] Stap 2: Kiezen voor een nieuwe of bestaande registratie

U kunt kiezen of u het bericht aan een nieuwe registratie wilt koppelen of aan een bestaande registratie.

File:Decos_Direct_Opslaan_Als.png

U kunt in dit scherm ook aanvinken of u de volledige e-mail (tekst plus alle bijlagen) wilt opslaan of dat u kiest voor de tekst met slechts een aantal bijlagen. Wilt u slechts een aantal bijlagen opslaan, dan kunt u dit aangeven met vinkjes.

Tot slot kunt u in dit scherm ook aangeven of de e-mail verwijderd moet worden nadat het bericht is opgeslagen in Decos. In Outlook wordt het bericht dan uit het Postvak In verwijderd en verplaatst naar Verwijderde items.

Na het maken van deze keuzes klikt u op Volgende.

[bewerken] Stap 3: Het kiezen van een documentboek

Bij stap 3 wordt u gevraagd een document- of dossierboek te kiezen.

File:Decos_Direct_Opslaan_Locatie.png

In het witte kader staan alle document- en dossierboeken in een boomstructuur. Door een boek te selecteren wordt de knop Volgende actief. Wordt de knop Volgende niet actief na het kiezen van een boek, dan heeft u onvoldoende rechten in Decos om nieuwe bestanden op te slaan in dat documentboek.

Klik op Volgende.

[bewerken] Stap 4a: Het invullen van de registratiegegevens

Als u bij Stap 2 heeft gekozen voor het maken van een nieuwe registratie, kunt u nu de registratiegegevens invullen:

File:Decos_Direct_Opslaan_Gegevens.png

Klik op voltooien

[bewerken] Stap 4b: Het selecteren van de document- of dossierregistratie

Als u bij Stap 2 heeft gekozen voor het koppelen aan een bestaande document- of dossierregistratie, gaat u deze nu selecteren.

U definieert de gegevens waaraan de bestaande registratie moet voldoen. Dit doet u in het onderstaande scherm:

File:Decos_Direct_Opslaan_Dit.png

Voer in de filterbalk een zoekterm in en druk op Enter. Plaats een vinkje voor het gewenste resultaat en vul een Bestandsomschrijving in. Klik op voltooien.

Als u alle stappen van de Decos Direct wizard heeft voltooid, is de geselecteerde e-mail als MSG-bestand in Decos d5 geplaatst. Wanneer u een contactpersoon uit Outlook heeft opgeslagen, is de contactpersoon als VCF-bestand toegevoegd.

Verzenden van e-mails

De integratie van Decos Direct en Outlook is ook beschikbaar als e-mails verzonden worden. Er zijn twee knoppen beschikbaar bij het maken van een nieuwe e-mail:

File:Decos_Direct_E-mail.png

  • Bijvoegen uit Decos

Deze knop geeft u de mogelijkheid om een bijlage aan de e-mail toe te voegen, die is opgeslagen in Decos. Wanneer u op deze knop klikt, verschijnt dezelfde wizard die beschreven is in het hoofdstuk bestanden openen. Wanneer u deze wizard heeft doorlopen wordt het door u gekozen bestand toegevoegd als bijlage op de e-mail.

  • Verzenden & Opslaan

Deze knop kunt u indrukken in plaats van de knop Verzenden die Outlook standaard biedt. Uw e-mail wordt bij het indrukken van de knop direct verzonden en de Decos Direct wizard voor het opslaan van documenten verschijnt. Een beschrijving van deze functie is uitgelegd in het hoofdstuk bestanden opslaan.

Opslaan van afspraken

Het opslaan van afspraken uit agenda’s gaat hetzelfde als het opslaan van e-mails of contactpersonen. Selecteer de afspraak in het hoofdscherm van Microsoft Outlook en druk op de knop Decos Direct.

File:Opslaan_Afspraken.png

Het opslaan van Afspraken gaat op dezelfde manier als het opslaan van documenten.

Na het opslaan van een afspraak met de wizard voegt Decos Direct gegevens toe aan uw Outlook agenda. In het veld onderwerp wordt weergegeven in welk documentboek van Decos de afspraak is opgeslagen en daarnaast wordt een hyperlink naar de registratie in Decos toegevoegd.

File:Opslaan_Afspraken2.png

Persoonlijke instellingen