JOIN Direct Bestanden maken

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

[bewerken] Bestanden maken

Wanneer u JOIN Direct vanuit MS Word gebruikt, kunt u snel een bestand maken en vastleggen zonder JOIN te openen.

[bewerken] Stap 1: Aanmelden bij JOIN Direct

Afbeelding:Nieuw_In_Decos.png

U opent MS Word en klikt dan op de 'Nieuw in JOIN'-knop. Het 'JOIN Direct Samenvoegen'-scherm verschijnt:

Afbeelding:Decos_Direct_Samenvoegen.png

Klik op 'Volgende'.

[bewerken] Stap 2: Kiezen voor een nieuwe of bestaande registratie

Afbeelding:Decos_Direct_Samenvoegen2.png

Geef aan of u een bestaande registratie wilt hergebruiken voor uw bestand, of een geheel nieuwe registratie wil maken. De optie die u als laatste geselecteerd had, is automatisch aangevinkt.

Klik op 'Volgende'.

[bewerken] Stap 3: Het kiezen van een locatie

Kies een locatie om het bestand op te slaan. Dit kan een document- of dossierboek zijn.

Afbeelding:Decos_Direct_Samenvoegen3.png

In het witte kader staan alle document- en dossierboeken in een boomstructuur. Klik op een plusteken om de onderliggende structuur open te vouwen. Selecteer een boek waar het bestand opgeslagen moet worden. Dat is een locatie in de boomstructuur waar geen plus- of minteken voor staat. Door op de naam van een boek te klikken, wordt de knop 'Volgende' actief. Wordt deze knop niet actief, dan heeft u onvoldoende rechten in JOIN om in dit boek nieuwe registraties te maken.

Klik op 'Volgende'.

[bewerken] Stap 4a: Het invullen van de registratiegegevens

Is bij Stap 2 gekozen voor het maken van een nieuwe registratie, dan verschijnt het volgende scherm:

Afbeelding:Decos_Direct_Samenvoegen4a.png

Vul de gevraagde registratiegegevens in. Deze zijn afhankelijk van het gekozen document- of dossierboek (bovenstaande afbeelding is een voorbeeld van een willekeurig documentboek).

Gebruik de tab-toets op het toetsenbord om naar een volgend veld te gaan of klik met de muis in een volgend veld.

Er zijn verschillende typen velden beschikbaar:

  • Tekstvelden

Hier kan een willekeurige tekst ingevuld worden, bijvoorbeeld een onderwerp of een kenmerk. De lengte van dit veld is bepaald door uw applicatiebeheerder.

  • Velden met tabellen

Via een uitrolpijltje achter het veld kan een tabelwaarde gekozen worden. Hierdoor worden invulwaarden consistent ingevuld. Vul de eerste letters van een tabelwaarde in en de waarde die hieraan voldoet wordt zichtbaar. Druk op de tab-toets om deze te kiezen. Met de pijltjes op het toetsenbord kan ook door de lijst met tabelwaarden gebladerd worden.

Afbeelding:Tabellen.png

  • Datumvelden

De actuele datum en tijd worden automatisch aangegeven. Deze kan handmatig aangepast worden door in het veld te klikken en een nieuwe waarde in te vullen. Ook kan met de pijltjes achter het veld een latere of eerdere datum en tijd gekozen worden. Door het vinkje voor het veld te verwijderen, blijft het veld leeg.

  • Uitgebreide inhoud

Onderaan het formulier staat een veld Uitgebreide inhoud. Hierin kan vrije tekst ingevuld worden zonder beperking van een aantal karakters.

  • Vinkvelden

Door het aan- of uitvinken wordt een waarde gekozen.

Bij een aantal velden is een koppelknop Afbeelding:Icon_Koppelknop.png beschikbaar waarmee gekoppeld kan worden aan bijvoorbeeld een dossier of adres in Decos. Klik hierop en het volgende scherm verschijnt:

Afbeelding:Decos_Direct_koppelen.png

Selecteer via de uitklaplijst bovenaan het scherm het boek waarmee gekoppeld moet worden. Vul dan in de filterbalk een zoekterm in en druk op Enter.

Afbeelding:Decos_Direct_koppel.png

In bovenstaande afbeelding is gezocht in het dossierboek Marketing projecten naar alle dossiers met het woord overheid in de naam. U vinkt het dossier aan dat u wilt koppelen. Heeft u verschillende dossiers aangevinkt die voldoen aan het zoekcriterium, kan het zinvol zijn om deze in een overzichtelijk scherm te zien. Klik op de hyperlink “xxx dossiers gekoppeld” en alleen de dossiers die aangevinkt zijn worden nog weergegeven. Ook adressen of dossiers uit verschillende boeken kunnen aangevinkt worden.

Koppelt u dossiers, dan kan ook aangeven worden aan welke dossiertab de registratie gekoppeld moet worden. U vindt de lijst met beschikbare dossiertabs in de kolom Tabs van het koppelvenster.

Afbeelding:Decos_Direct_koppel2.png

In bovenstaande afbeelding wordt de registratie aan het personeelsdossier gekoppeld, achter de tab Contracts and agreements.

Klik op OK om de koppeling tot stand te brengen en terug te keren naar het registratieformulier.

Zijn alle gegevens ingevuld, klik dan op Volgende.

[bewerken] Stap 4b: Het selecteren van een bestaande registratie

Als u bij Stap 2 heeft gekozen om het bestand te koppelen aan een bestaande registratie, selecteer dan in de boomstructuur eerst de juiste locatie.

In het zoekscherm dat verschijnt, voert u in de filterbalk een of meerdere zoektermen in. Druk op Enter. Plaats een vinkje voor de gewenste registratie en vul een bestandsbeschrijving in. Deze omschrijving zal later zichtbaar zijn in JOIN.

Afbeelding:Decos_Direct_Samenvoegen4b.png

Klik op Volgende om verder te gaan.

[bewerken] Stap 5: Het selecteren van de sjabloon

Na het doorlopen van stap 4a of 4b, wordt het maken van het bestand voltooid met het selecteren van een sjabloon. Dit sjabloon wordt samengevoegd met de gegevens uit de registratie en uit gekoppelde registraties zoals de gekoppelde adressen en/of dossiers.

Afbeelding:Decos_Direct_Samenvoegen5.png

Er zijn twee opties:

  • Nee, ik wil het huidige (lege) bestand toevoegen

Er wordt een leeg bestand geopend en dit bestand wordt in JOIN geplaatst. Wijzigingen in dit bestand worden bij het opslaan ervan automatisch in JOIN opgeslagen.

  • Ja, ik wil een nieuw bestand genereren aan de hand van een sjabloon

De gegevens uit de JOIN-registratie wordt samengevoegd met een sjabloon dat gekozen wordt via de uitklaplijst. Het resultaat van deze samenvoeging wordt in JOIN geplaatst.

Klik op Voltooien. De wizard wordt gesloten en uw bestand wordt geopend.

NB. Als uw applicatiebeheerder een standaardsjabloon heeft geselecteerd, dan wordt deze laatste stap overslagen.

Persoonlijke instellingen