JOIN Agenderen Beheer

Van Decos

(Doorverwezen vanaf JOIN Agenderen.nl Beheer)
Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

[bewerken] Navigatie

Hier vindt u informatie over:

[bewerken] Algemeen

Als beheerder van agenderen.nl heeft u toegang tot het beheermenu. Hier kunt u het volgende:

  • nieuwe gebruikers aanmaken en rollen koppelen
  • beheer van vergadersoorten
  • beheer van gebruikersgroepen
  • beheer van agendasjablonen
  • beheer van externe applicaties (leveranciers)

U kunt het beheermenu als volgt bereiken:

  • Ga naar agenderen.nl (via de knop in JOIN of via www.agenderen.nl) en log in
  • Klik op de "home" button (het applicatielogo)
  • In de bovenhoek rechts vindt u een tandwiel. Hier vindt u alle beheeropties van agenderen.nl

Afbeelding:agenderenbeheermenu.png

[bewerken] Autorisatiestructuur

Onderstaande afbeelding geeft de autorisatiestructuur weer voor agenderen.nl

Afbeelding:agenderenautorisatiematrix.png

[bewerken] Gebruikersbeheer

Gebruikers aanmaken

Als beheerder (zie "rollen koppelen") van Agenderen.nl kunt u nieuwe gebruikers aanmaken, gegevens wijzigen en gebruikers blokkeren.

U kunt nieuwe gebruikers op de volgende manier toevoegen:

  • Ga naar het beheermenu "gebruikers"
  • Selecteer "nieuwe gebruiker"
  • vul de gegevens in van deze gebruiker. De gebruiker ontvangt een bevestigingsmail van agenderen.nl op het mailadres dat u opgeeft. De gebruiker kan hiermee zelfstandig een wachtwoord instellen.
  • Selecteer de juiste rol (zie " rollen koppelen") en Koppel de juiste gebruikersgroepen.
  • Klik tenslotte op "opslaan" om de nieuwe gebruiker te activeren

NB. U kunt geen gebruikers verwijderen. Wilt u dit toch, neemt u dan contact op met Decos. Wel heeft u de mogelijkheid om een gebruiker te deactiveren door deze te koppelen aan de rol " geen toegang".

Afbeelding:agenderengebruikersbeheer.png


[bewerken] Rollen koppelen

In Agenderen.nl onderscheiden we 3 typen gebruikers. Deze worden met rollen aangeduid:

  • Beheerders
  • Redacteuren/bewerkers
  • Raadplegers

Beheerder

  • applicatietoegang: een beheerder heeft ongelimiteerde toegang tot agenderen.nl (zowel via de url www.agenderen.nl als vanuit JOIN) en de vergader APP. Er wordt geen rekening gehouden met eventueel gekoppelde vergadersoorten, vertrouwelijkheden en gebruikersgroepen.
  • privileges: een beheerder mag alle vergaderingen bewerken en publiceren
  • beheertoegang: een beheerder heeft de beschikking over de beheeronderdelen "gebruikers", "leveranciers", "gebruikersgroepen" en "vergadersoorten".

Bewerker

  • applicatietoegang: een bewerker heeft toegang tot agenderen.nl (zowel via de url www.agenderen.nl als vanuit JOIN) en de vergader APP, maar niet ongelimiteerd (in tegenstelling tot de beheerder). Hierbij wordt rekening gehouden met de gekoppelde gebruikersgroepen, vergadersoorten en vertrouwelijkheden die zijn ingesteld (zie ook het autorisatiemodel).
  • privileges: een bewerker mag vergaderingen bewerken en publiceren. Hierbij wordt wel rekening gehouden met bovengenomende applicatietoegang
  • beheertoegang: een bewerker heeft geen beheerrechten.

Raadpleger

  • applicatietoegang: een raadpleger heeft toegang tot de vergader APP. Hierbij wordt rekening gehouden met de gekoppelde gebruikersgroepen, vergadersoorten en vertrouwelijkheden die zijn ingesteld.
  • privileges: een raadpleger mag alleen vergaderingen raadplegen. Hierbij wordt (uiteraard) rekening gehouden met bovengenomende applicatietoegang
  • beheertoegang: een bewerker heeft geen beheerrechten.


[bewerken] Vergadersoorten

U heeft wellicht verschillende typen vergaderingen die u binnen agenderen wilt beheren. Dit doet u in de beheeromgeving van Agenderen.nl.

Ga hiervoor in het beheermenu naar " vergadersoorten"

Afbeelding:agenderenbeheermenuvergadersoorten.png

Voor elke vergadersoort maakt u een registratie aan door op " nieuwe vergadersoort" te kiezen. Hier geeft u de naam in en heeft u de mogelijkheid om de gebruikersgroepen te koppelen die toegang hebben tot vergaderingen van deze vergadersoort.

Afbeelding:agenderennieuwevergadersoort.png

Wanneer een vergadersoort niet meer wordt gebruikt, dan kunt u deze blokkeren. De reeds gepubliceerde vergaderingen blijven toegankelijk, echter kunnen uw gebruikers geen vergaderingen meer aanmaken van deze vergadersoort.

NB. Zorgt u er voor dat de vergadersoorten in Agenderen.nl gelijk zijn aan die u in JOIN gebruikt.


[bewerken] Gebruikersgroepen

Met gebruikersgroepen regelt u in 1 keer de applicatietoegang van al uw gebruikers. Door gebruikers aan een groep te koppelen bepaalt u welke gebruikers tot welke vergaderingen toegang hebben en voor welke agenda's, agendapunten en bestanden zij geautoriseerd zijn.

U kunt via het menu " gebruikersgroepen" eenvoudig nieuwe gebruikersgroepen aanmaken (bijvoorbeeld collegeleden, MT, etc.). Per gebruikersgroep bepaalt u welke gebruikers lid zijn van deze groep en welke vergadersoorten aan de groep worden gekoppeld.

Afbeelding:agenderengebruikersgroepen.png

Tot slot bepaalt u per gebruiker wat het vertrouwelijkheidsniveau is binnen de betreffende groep. U kunt kiezen uit de niveaus "openbaar" (mag alleen openbare vergaderingen, agendapunten en bestanden raadplegen), "intern vertrouwelijk" (openbaar + intern vertrouwelijk) en "vertrouwelijk" (openbaar + intern vertrouwelijk + vertrouwelijk).

Afbeelding:agenderenvertrouwelijkheden.png


[bewerken] Leveranciers beheren

Externe systemen hebben de mogelijkheid om de informatie uit agenderen.nl op hun eigen omgeving te publiceren. Voorbeelden hiervan zijn de vergaderapplicaties van GemeenteOplossingen en iBabs. Daarnaast maakt de Vergader App hier ook gebruik van. Voor elke leverancier dient een account te worden geconfigureerd. Dit wordt uitgevoerd door Decos. Neemt u voor vragen contact op met Decos.

Afbeelding:agenderenleveranciers.png

Persoonlijke instellingen