JOIN Admin Gebruikers

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

In de map Gebruikers in de Navigatie van Decos Admin staan de gebruikers van Decos D5. U kunt nieuwe gebruikers toevoegen, of bestaande gebruikers wijzigen of verwijderen.

Als u een nieuwe gebruiker van Decos D5 toevoegt in Decos Admin, dan moet u de volgende tabbladen invullen:

  • Tabblad Gebruikers
  • Tabblad Rechten
  • Tabblad Labels
  • Tabblad E-mail
  • Tabblad Gebruikersprofielen
  • Tabblad Administratorniveaus

Gebruikers hebben zelf geen toegang tot Decos Admin. Alleen administrators kunnen de gebruikersgegevens in Decos Admin aanpassen.

Inhoud

[bewerken] Knoppenbalk bij gebruikers

Knop Omschrijving Toetscombinatie
Afbeelding:Icon_Uitrolknop.png Toon volledige lijst Alt A
Afbeelding:Icon_Nieuwe_Gebruiker.png Nieuwe gebruiker Alt N
Afbeelding:Icon_Nieuwe_Groep.png Nieuwe groep voor gebruikers Alt G
Afbeelding:Icon_Print.png Print rechten Alt P
Afbeelding:Icon_Koppel_Items.png Koppel items
Afbeelding:Icon_Save.png Opslaan Alt S
Afbeelding:Icon_Annuleren.png Annuleren Alt C
Afbeelding:Icon_Verwijder_Gebruiker.png Verwijder Gebruiker Alt R
Afbeelding:Icon_Visuele_Weergave.png Visuele weergave
Afbeelding:Icon_Metadata.png Metagegevens bekijken Alt M

[bewerken] Gebruikers toevoegen

  • Klik in de Navigatie op Gebruikersbeheer -> Gebruikers. In het Center verschijnt de lijst met bestaande gebruikers.

Afbeelding:Gebruikers_Toevoegen.png

  • Klik op de knop Nieuw. U kunt nu op de verschillende tabbladen de gegevens voor de nieuwe gebruiker invullen.

[bewerken] Tabblad Nieuwe gebruiker

Op het tabblad Nieuwe gebruiker vult u de persoonlijke gegevens van de nieuwe gebruiker in.

Afbeelding:Nieuwe_Gebruiker.png

  • Bij Gebruikerstype kunt u aanvinken wat de gebruikersmogelijkheden zijn voor de nieuwe gebruiker. U heeft de keuze uit: standaard, raadpleger, bulkscan, Decos Direct en een DSP gebruiker. De beschikbare typen hangen af van de licentie die uw organisatie heeft afgenomen.
  • Vul de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord in en bevestig het wachtwoord.
  • Vul bij Acties gedelegeerd aan de gebruikersnaam in van een of meerdere Decos gebruikers die activiteiten van de nieuwe Gebruiker af mogen handelen, en ook uitgecheckte dossiers in te mogen checken.
  • Vul de persoonlijke gegevens van de gebruiker in zoals voornaam, eventueel voorvoegsel en achternaam.
  • Klik in de knoppenbalk op Bewaren.

De optie Gebruiker blokkeren betekent dat de gebruiker zich niet in Decos D5 kan aanmelden en dat hij ook niet meetelt als gebruiker voor het aantal Decos D5 licenties. Als een gebruiker niet langer actief is, adviseren wij u de optie Gebruiker blokkeren aan te vinken en niet voor Verwijderen te kiezen. Zo behoudt u de geschiedenis van werkvoorraad van deze gebruiker en met de knop Verwijderen verwijdert u de gebruiker inclusief werkvoorraad.

[bewerken] Tabblad rechten

Op het tabblad Rechten kent u rechten toe aan de gebruiker in Decos D5.

Het tabblad Rechten bestaat uit een aantal delen:

  • Speciale rechten
  • Toegang tot beheermenu’s
  • Bulk acties toegestaan voor deze gebruiker
  • Activiteit rechten
  • Machtigingen

Speciale rechten

Afbeelding:Speciale Rechten.png

Een gebruiker krijgt automatisch standaard rechten binnen Decos D5. Bij Speciale rechten kunt u de rechten van een gebruiker uitbreiden of juist beperken. De mogelijkheden zijn:

  • Administrator: een (super) administrator heeft extra rechten ten opzichte van andere gebruikers van Decos D5:
    • Alleen administrators hebben toegang tot Decos Admin.
    • Administrators mogen wachtwoorden van andere gebruikers wijzigen (standaardgebruikers kunnen alleen hun eigen wachtwoord wijzigen).
    • Alleen administrators kunnen gebruikers toevoegen of verwijderen.
    • Administrators kunnen de map waarin gekoppelde bestanden opgeslagen worden wijzigen. Deze naam is ook de naam van het scanbestand (.dsc), waarin de gescande documenten worden opgeslagen.
    • Een administrator kan acties van een andere gebruiker afhandelen.
    • Een administrator kan rechten toekennen aan behandelaars om acties in te stellen en te beheren in Decos D5 (in het menu Beheer > Systeem > Actietypen)
  • Gelimiteerde gebruiker: met deze optie ziet de gebruiker in Decos D5 een beperkt invoerscherm. In itemprofielen wordt vastgelegd welke velden zichtbaar zijn.
  • Wijzigingsgeschiedenis bekijken: met deze optie kan een gebruiker de historie van registraties bekijken.

Toegang tot beheermenu's

Afbeelding:Beheermenu's.png

Met de optie Toegang tot beheermenu’s bepaalt u of een gebruiker toegang heeft tot de map Beheer in het Menu van Decos D5 of tot een deel van deze map.

Bulkacties toegestaan voor deze gebruiker

Afbeelding:Bulkacties.png

U kunt een gebruiker het recht geven om bulkacties in Decos D5 uit te voeren. Daarnaast kunt u aanvinken dat een gebruiker meer dan één registratie tegelijk mag:

  • wijzigen
  • verplaatsen
  • verwijderen
  • kopiëren
  • e-mailen
  • koppelen

Per gebruiker stelt u ook in of deze alleen eigen of activiteiten van anderen in bulk mag afhandelen.

Als u gebruik maakt van de elektronische handtekening kunt u de gebruiker het recht geven om in bulk documenten elektronisch te ondertekenen. Een elektronische handtekening is een rechtsgeldige handtekening, dus met dit recht dient uiterst zorgvuldig omgegaan te worden.

Als u een thesaurus gebruikt, is het met de opties Thesaurustermen koppelen of Thesaurustermen ontkoppelen mogelijk om bulkacties op thesaurustermen uit te voeren.

Activiteit rechten

Afbeelding:Activiteit_Rechten.png

Onder Activiteit rechten geeft u een gebruiker het recht om de behandelaar van een actie te wijzigen. Hiermee maakt u het mogelijk voor de gebruiker om acties aan anderen door te sturen. Als u de workflow-module gebruikt, kunt u hier per gebruiker instellen of deze activiteiten mag toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Machtigingen

Afbeelding:Machtigingen.png

Onder Machtigingen kunt u een aantal functies van Decos D5 voor de gebruiker instellen. Dit zijn generieke rechten op functies die door de hele applicatie gelden voor de gebruiker. Zo bepaalt u wie er in uw organisatie recht heeft om registraties binnen Decos D5 aan te maken, op te slaan (koppelen), te verwijderen of te versturen via de e-mailkoppeling. U kunt aangeven of een gebruiker het recht heeft antwoorden van een activiteit of brieven aan te maken.

U kunt een gebruiker het recht geven om registraties toe te kennen aan gebruikers. Met deze functie kan een gebruiker per registratie bepalen welke andere gebruiker of gebruikersgroep de betreffende registratie mag zien. Hiervoor moet de gebruiker wel leesrechten hebben op het boek waarin de registratie staat. De gebruiker met dit recht ziet onder iedere registratie in Decos D5 een extra veld.

Afbeelding:Alleen_Zichtbaar_Voor.png

In de keuzelijst bij “Alleen zichtbaar voor” bevinden zich alle gebruikersnamen en gebruikersgroepen; iedere geselecteerde kan de registratie zien. De optie Registraties toekennen aan gebruikers stelt u in staat om bepaalde registraties in een boek onzichtbaar te maken voor gebruikers die de rest van het boek wel volledig kunnen gebruiken.

Let op: deze functie is niet bedoeld om een volledige rechtenstructuur mee aan te leggen.

Afgehandelde registraties bewerken: geeft een gebruiker het recht om documenten toe te voegen aan een dossier dat al afgehandeld is. Deze functie kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij vergaderdossiers. Tot het moment van de vergadering kunnen gebruikers gegevens aan dit dossier toevoegen. Na de vergadering wordt het dossier afgehandeld, maar de notulist behoudt het recht om op een later tijdstip de notulen toe te voegen.

HTML E-mailings verzenden: hiermee kan de gebruiker vanuit Decos D5 een e-mailing aanmaken en verzenden naar een groep ontvangers.

U kunt hier ook aangeven of een gebruiker het recht heeft om registraties in- en uit te checken en om registraties als gedelegeerde in te checken.

Items archiveren: met deze optie kan een gebruiker de registraties archiveren. Gearchiveerde registraties worden in een archiefomgeving geplaatst, waardoor ze niet meer zichtbaar zijn in de productieomgeving.

Als u bij Speciale rechten hebt aangegeven dat de gebruiker een gelimiteerde gebruiker is, dan is de optie Items archiveren niet beschikbaar.

Tot slot slaat u de ingevulde gegevens van deze gebruiker op door op Bewaren te drukken.

[bewerken] Tabblad Labels

Op het tabblad Labels stelt u de sjablonen in die gebruikt moeten worden als de gebruiker in Decos D5 op de Labelknop klikt.

Afbeelding:Tabblad Labels.png

U kunt per type registratie een sjabloon kiezen voor:

  • het contactpersonenboek;
  • een documentboek;
  • een adresboek;
  • een dossierboek.
  • een ander itemtype dat binnen uw organisatie in gebruik is.

Als u bij een van deze categorieën niets instelt, is de Labelknop niet actief voor dat boektype.

De ingevulde gegevens slaat u op door op Bewaren te drukken.

[bewerken] Tabblad E-mail

Op het tabblad E-mail moet u onderstaande gegevens invullen:

  • Vul bij E-mailadres het e-mailadres van de gebruiker in.

Afbeelding:Tabblad E-mail.png

  • Registreer e-mail voor deze gebruiker vinkt u aan als u wilt dat de e-mail van de gebruiker binnen Decos D5 geregistreerd wordt.
  • Registreer vanuit webinterface verzonden e-mail vinkt u aan als de e-mails die de gebruiker verstuurd vanuit Decos D5 geregistreerd moeten worden.
  • Vinkt u Verzend e-mailnotificatie van openstaande stukken aan, dan verstuurt Decos D5 een e-mail naar de gebruiker op het moment dat er een nieuwe actie aan de openstaande stukkenlijst wordt toegevoegd. U kunt bij deze functie een aantal uren invullen waarna steeds een melding wordt verstuurd. Wij adviseren u deze functie alleen te gebruiken als er sprake is van weinig openstaande stukken. Anders kunt u beter de gebruiker op regelmatige basis een overzicht van openstaande stukken sturen. In het hoofdstuk Overzichten vindt u hierover meer informatie.
  • In het veld achter Persoonlijke e-mailondertekening kunt u een tekst invullen die onder berichten komt te staan die de gebruiker vanuit Decos D5 verstuurt.
  • Door een vinkje te plaatsen voor Registreer alle e-mailboodschappen in deze mailbox, kunt u de velden die vermeld worden onder Mailbox configuratie invullen.
  • Selecteer via de uitrolpijl het documentboek waarin u de e-mailberichten wilt opslaan.
  • Bewaar bijlagen in een bestandsmap: als u hiervoor kiest, bewaart u de bijlagen in een bestandmap. De naam van de bestandsmap kunt u in het tekstveld ernaast intypen. Hiermee kunt u geautomatiseerd bestanden plaatsen op de Decos-server en deze klaarzetten voor verdere importprocedures (bijvoorbeeld informatieaanvragen van een website).
  • Mail naam en Mail server: vul hier de naam van de mailbox en mailbox server in.
  • Mailbox wachtwoord en Bevestig wachtwoord: vul hier het wachtwoord voor de mailbox in of laat de gebruiker zelf een wachtwoord instellen. Vink in dat geval de optie aan E-mailbehandelaar mag het wachtwoord zelf instellen.
  • Wilt u een kopie van de e-mail bewaren, kunt u dit aangeven bij Bewaar kopie in documentboek. Via het uitrolpijltje selecteert u het juiste boek.
  • Als u wilt dat geregistreerde e-mail verwijderd mag worden, kunt u dat aangeven door deze optie aan te vinken.
  • Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
  • Aan de rechterzijde van het tabblad E-mail bevinden zich twee subtabs:

Afbeelding:Subtab.png

U werkt standaard op de hoofdtab. Kiest u voor de subtab Behandelaar, dan kunt u hier aangeven wie rechten krijgt op het deelvenster E-mail in Decos D5

Afbeelding:Subtabs.png

Een gebruiker koppelen:

  • Klik op Beschikbare gebruikers.
  • Vink een of meerdere gebruikers aan. De regel waarop een gebruiker staat, verandert van kleur zodra deze aangevinkt wordt.
  • Klik op de koppelknop naast Gekoppelde gebruikers.
  • Klik op de knop Bewaren om de ingevulde gegevens op te slaan.

Een gebruiker ontkoppelen:

  • Klik op Gekoppelde gebruikers.
  • Vink de gebruiker aan die u wilt ontkoppelen. De regel waarop de naam staat verandert van kleur.
  • Klik op de knop Ontkoppel items naast Beschikbare gebruikers.
  • Klik op de knop Bewaren om de ingevulde gegevens op te slaan.

U kunt ook gebruikers koppelen of ontkoppelen door middel van slepen:

  • Klik op het plusteken voor Beschikbare gebruikers.
  • Houd de linker muisknop ingedrukt. De regel waarop de naam staat verandert van kleur.
  • Sleep nu de beschikbare gebruiker naar de regel Gekoppelde gebruiker. Er verschijnt een logo zodra u de actie uitvoert.
  • Zodra u de linker muisknop loslaat, is de gebruiker gekoppeld.
  • Voor het ontkoppelen van een gebruiker sleept u deze terug naar de Beschikbare gebruikers.

[bewerken] Tabblad Gebruikersprofielen

Een gebruikersprofiel bundelt individuele gebruikers tot een groep gebruikers die dezelfde rechten hebben. Hiermee versnelt en vergemakkelijkt u het toekennen van rechten.

Op het tabblad Gebruikersprofielen kiest u het profiel waaraan u de gebruiker wilt koppelen. Op het tabblad zijn twee hyperlinks zichtbaar: gekoppelde gebruikersprofielen en beschikbare gebruikersprofielen. Achter deze hyperlinks staat een cijfer tussen haakjes, waarmee aangegeven wordt hoeveel gebruikersprofielen al gekoppeld zijn en hoeveel gebruikersprofielen in totaal beschikbaar zijn. Door op een hyperlink te klikken, of door op de pijltjesicoon voor de link te klikken, worden alle gebruikersprofielen uit de betreffende categorie zichtbaar.

Let op: u kunt uiteraard pas gebruikersprofielen koppelen als deze al aangemaakt zijn.

Afbeelding:Tabblad Gebruiker.png

Een gebruikersprofiel koppelen:

  • Klik op Beschikbare gebruikersprofielen.
  • Vink een of meerdere profielen aan voor de gebruiker (maximaal zeven). De regel waarop een profiel staat, verandert van kleur zodra deze aangevinkt wordt.
  • Klik op de koppelknop naast Gekoppelde gebruikersprofielen.
  • Klik op de knop Bewaren om de ingevulde gegevens op te slaan.

Een gebruikersprofiel ontkoppelen:

  • Klik op Gekoppelde gebruikersprofielen.
  • Vink het gebruikersprofiel aan dat u wilt ontkoppelen. De regel waarop de naam staat verandert van kleur.
  • Klik op de knop Ontkoppel items naast Beschikbare gebruikersprofielen.
  • Klik op de knop Bewaren om de ingevulde gegevens op te slaan.

U kunt ook gebruikersprofielen koppelen of ontkoppelen door middel van slepen:

  • Klik op het plusteken voor Beschikbare gebruikersprofielen.
  • Houd de linker muisknop ingedrukt. De regel waarop de naam staat verandert van kleur.
  • Sleep nu het beschikbare gebruikersprofiel naar de regel Gekoppelde gebruikersprofielen. Er verschijnt een logo zodra u de actie uitvoert.
  • Zodra u de linker muisknop loslaat, is het gebruikersprofiel gekoppeld.
  • Voor het ontkoppelen van een gebruikersprofiel sleept u deze terug naar de Beschikbare gebruikersprofielen.

Zoeken naar een gebruikersprofiel:

  • Vul in de filterbalk de naam van een gebruikersprofiel in.
  • Druk op Enter.

Een gebruiker kan aan maximaal zeven gebruikersprofielen tegelijk worden gekoppeld. In de meeste gevallen is één profiel per gebruiker aan te bevelen, dit maakt het instellen van rechten het meest eenvoudig.

[bewerken] Tabblad Administratorniveaus

Wilt u Administrator rechten geven om een gebruiker te beheren, dan kunt u dit aangeven op het tabblad Administratorniveaus. Op het tabblad zijn twee hyperlinks zichtbaar: Gekoppelde administratorniveaus en Beschikbare administratorniveaus. Achter deze hyperlinks staat een cijfer tussen haakjes, waarmee aangegeven wordt hoeveel administratorniveaus rechten hebben om de gebruiker te beheren en hoeveel niveaus dit (nog) niet hebben. Door op een hyperlink te klikken, of door op de pijltjesicoon voor de link te klikken, worden alle Administratorniveaus uit de betreffende categorie zichtbaar.

Administratorniveaus koppelen:

  • Klik op Beschikbare administratorniveaus.
  • Vink een of meerdere niveaus aan. De regel waarop de naam van het niveau staat verandert van kleur.
  • Klik op de koppelknop naast Gekoppelde administratorniveaus.
  • Klik op de knop Bewaren om de ingevulde gegevens op te slaan.

Een Administrator niveau ontkoppelen:

  • Klik op Gekoppelde administratorniveaus.
  • Vink het niveau aan dat u wilt ontkoppelen. De regel waarop de naam staat verandert van kleur.
  • Klik op Ontkoppel items naast Beschikbare administratorniveaus.
  • Klik op de knop Bewaren om de ingevulde gegevens op te slaan.

U kunt ook administratorniveaus koppelen of ontkoppelen door middel van slepen:

  • Klik op het plusteken voor Beschikbare administratorniveaus.
  • Houd de linker muisknop ingedrukt. De regel waarop de naam van het niveau staat verandert van kleur.
  • Sleep nu het beschikbare administratorniveau naar de regel Gekoppelde administratorniveaus. Er verschijnt een logo zodra u de actie uitvoert.
  • Zodra u de linker muisknop loslaat, is het administratorniveau gekoppeld.
  • Voor het ontkoppelen van een administratorniveau sleept u deze terug naar de Beschikbare administratorniveaus.

Zoeken naar een Administratorniveau:

  • Vul in de filterbalk de naam van een Administratorniveau in.
  • Druk op Enter.

[bewerken] Gebruikers wijzigen

  • Om de gegevens van een gebruiker te wijzigen, klikt u in de Navigatie op Gebruikersbeheer -> Gebruikers. In het Center verschijnt de volledige lijst van beschikbare gebruikers.
  • In de filterbalk (onder de knoppenbalk in het Center) vult u zoekgegevens in, bijvoorbeeld de achternaam van de gebruiker. Vervolgens drukt u op Enter.
  • Klik in het Center op de naam van de gebruiker waarvan u de gegevens wilt aanpassen.
  • Wijzig de gegevens.
  • Klik op de knop Bewaren.

[bewerken] Gebruikers verwijderen

  • Om de gegevens van een gebruiker te verwijderen, klikt u in de Navigatie op Gebruikersbeheer -> Gebruikers.
  • Vervolgens klikt u in het Center op de naam van de gebruiker die u wilt verwijderen.
  • Klik in de knoppenbalk op Verwijder gebruiker.

[bewerken] Gebruikers ordenen

Het kan zijn dat de lijst met beschikbare gebruikers erg lang is. Om te zorgen dat deze overzichtelijk blijft, kunt u deze ordenen in groepen.

  • Kies in de Navigatie Gebruikersbeheer -> Gebruikers. In het Center verschijnt de lijst met beschikbare gebruikers.
  • Klik in de knoppenbalk van het Center op Nieuwe groep voor gebruiker.
  • U kunt in het scherm dat verschijnt een naam invullen voor de nieuwe groep. Klik op OK.
  • Naast de nieuw aangemaakte groep ziet u nu ook de groep Niet ingedeeld.

Afbeelding:Gebruikers_Ordenen.png

Vervolgens gaat u gebruikers onderbrengen in een groep door middel van slepen:

  • Klik op de groep Niet ingedeeld. De lijst niet ingedeelde gebruikers wordt geopend.
  • Klik op het plusteken voor de naam van de gebruiker die u in de nieuwe groep wilt onderbrengen. Houd de linker muisknop ingedrukt.
  • Sleep nu de gebruiker naar de nieuwe groep die u hebt aangemaakt. Er verschijnt een logo als u de actie uitvoert.
  • Zodra u de linker muisknop loslaat, is de gebruiker in de nieuwe groep ondergebracht.
  • Wilt u de gebruiker uit de groep halen, dan sleept u deze terug naar de groep Niet ingedeeld.
Persoonlijke instellingen