JOIN Admin Database beheer

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

[bewerken] Database beheer

Vanuit de Navigatie kunt u Database beheer selecteren. Hiermee kunt u een aantal functies binnen Decos D5 herindexeren, cache leegmaken en daarnaast ook zaken herstellen.

[bewerken] Herindexeer opties

Wanneer een gebruiker in Decos D5 naar gegevens zoekt, heeft de applicatie deze gegevens al vooraf verzameld in zogenaamde indexeertabellen. Deze tabellen worden in principe automatisch gemaakt, meestal op een moment dat de server weinig te doen heeft. Indexeertabellen kunnen ook handmatig worden opgebouwd via Decos Admin. Dit moet bijvoorbeeld gebeuren na de eerste installatie van Decos, na een conversie vanuit een ander product naar Decos of als de server is vastgelopen. Er bestaan verschillende tabellen die opnieuw geïndexeerd kunnen worden:

  • full text
  • werkvoorraad
  • OCR tekst
  • volgnummers

Als u in de Navigatie kiest voor Database beheer -> Herindexeer opties, dan ziet u in het Center bovengenoemde functies weergegeven als hyperlink.

File:Herindexeer_Opties.png

[bewerken] Full tekst herindexeren

De optie Full text herindexeren bouwt de indexeertabel van het full text-zoeken van Decos D5 opnieuw op. Deze functie is niet beschikbaar als fulltext zoeken wordt gedaan in de database.

  • Klik op Fulltext herindexeren.
  • Het herindexeren wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit even duren.

Nadat u het fulltext zoeken heeft geherindexeerd staan alle gegevens (woorden) uit alle boeken (documentboeken, adresboeken en dossierboeken) en alle gekoppelde Word bestanden en met OCR bewerkte scans in de indexeertabel. Deze kunnen dan door de gebruiker gevonden worden.

[bewerken] Werkvoorraad herindexeren

Het creëren van een lijst met werkvoorraad is in principe niets anders dan het zoeken naar documenten, adressen of dossiers waar een activiteit voor een bepaalde behandelaar aan gekoppeld is. Dit zou bij een grote hoeveelheid gegevens lang duren. Daarom wordt er ook een indexeertabel voor de werkvoorraad gemaakt. Ook deze wordt in principe automatisch gemaakt, maar u hebt ook de mogelijkheid dit handmatig te doen.

  • Klik op Werkvoorraad herindexeren.
  • Het herindexeren wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit even duren.

[bewerken] OCR tekst herindexeren

Deze optie is alleen beschikbaar als de scankoppeling van Decos D5 is geïnstalleerd.

De optie OCR tekst herindexeren start de OCR-functie (optical caracter recognition) voor scans binnen Decos D5. Gebruikers kunnen zelf een scan ‘OCR-en’, maar u hebt als administrator de mogelijkheid een groot aantal scans in één keer te behandelen. Dit is vooral handig als u een groot aantal documenten hebt gescand zonder tussenkomst van Decos D5. Voor deze documenten is immers nog geen OCR uitgevoerd.

  • Klik op OCR tekst herindexeren.
  • Het herindexeren wordt uitgevoerd. U kunt de voortgang van het herindexeren van de gescande bestanden volgen.

[bewerken] Volgnummers herindexeren

Decos D5 slaat tellingen van het aantal stukken en het maximale volgnummer in een aparte tabel in een boek op. Dit gebeurt om het bladeren te versnellen. Het kan nodig zijn om deze tellingen bij te werken, bijvoorbeeld na een conversie. Dit doet u met het herindexeren van volgnummers.

  • Klik op Volgnummers herindexeren.
  • Het herindexeren wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit even duren.

[bewerken] Herstel optie

Met de optie Herstellen kunt u verwijderde records weer herstellen.

  • Kies in de Navigatie Databasebeheer -> Herstellen. In het Center kunt u gegevens invullen die u nodig heeft om verwijderde records te herstellen.
  • Geef aan in welke periode er gezocht moet worden naar verwijderde records. Gebruik hiervoor de datumknoppen achter de velden Datum vanaf en Tot.
  • Selecteer een registratietype.

File:Herstel.png

  • Klik op de knop Zoeken.
  • Selecteer in het resultaatvenster de records die u wilt terugplaatsen.
  • Met de knop Selecteer alle kunt u in één keer alle records selecteren.
  • Klik in de knoppenbalk op Herstellen.

[bewerken] Cache leegmaken

Menu’s en lijsten in Decos D5 worden bij de eerste keer dat ze worden opgeroepen ‘gecachet’. Dit betekent dat de menu’s in een aparte tabel worden weggeschreven, zodat dit bij de tweede keer dat u het menu oproept, veel sneller gebeurt. Aangezien het cachen regelmatig plaatsvindt, moet de cache database ook regelmatig worden opgeschoond. Dit houdt in dat de tabel met alle gecachete menu’s en lijsten wordt leeggemaakt.

File:Cache_Leegmaken.png

  • Kies in de Navigatie Applicatiebeheer -> Cache leegmaken. In het Center drukt u op Legen.
  • U krijgt de melding: Tijdens het legen van de database cache wordt Decos tijdelijk trager voor alle gebruikers. Weet u zeker dat u dit wilt doen? Als u dit zeker weet, klikt u op OK.
  • Zodra deze optie succesvol is uitgevoerd, krijgt u daarvan een melding.

Daarnaast kunt u de Decos web-toepassingen herstarten. Hiermee leegt u de memory cache van de Decos web-applicaties en dit levert tijdwinst op als er zojuist een globale instelling van de applicatie gewijzigd is. Het herstarten van de applicatie kan invloed hebben op langlopende taken (zoals uploaden van bestanden en uitvoeren van rapportages) en zorgt voor tijdelijk tragere werking vlak na herstarten. Gebruik deze functie alleen als dit echt nodig is.

  • Kies in de Navigatie Applicatiebeheer -> Cache leegmaken. In het Center drukt u op Recycle.
  • Klik op OK om de actie uit te voeren.

[bewerken] Systeemrapportage

Kiest u voor Systeemrapportage, dan kunt u een verzamellijst maken van de inhoud van het systeem. Met behulp van deze lijst krijgt u een overzicht van het aantal registraties per boek.

File:Systeemrapportage.png

[bewerken] Database bijwerken

Heeft u een nieuwe patch geïnstalleerd, dan kan het zijn dat er bijvoorbeeld een script bijgewerkt moet worden. Kiest u voor Database bijwerken, dan wordt dit automatisch voor u uitgevoerd. Als deze al bijgewerkt is, wordt vermeld dat de database up-to-date is.

[bewerken] Verwijderingslijsten

Ten behoeve van een goed archiefbeheer kunt u in Decos Admin verwijderingslijsten samenstellen, laten goedkeuren en de betreffende digitale dossiers met de gekoppelde documenten ook werkelijk verwijderen. Door drie stappen te doorlopen voldoet u aan de geldende wet- en regelgeving.

[bewerken] Knoppenbalk bij verwijderingslijsten

Knop Omschrijving Toetscombinatie
File:Icon_Uitrolknop.png Toon volledige lijst Alt A
File:Icon_Nieuw_Overzicht.png Nieuw Alt N
File:Icon_Nieuw_Bestand.png Nieuwe groep voor verwijderingslijsten Alt G
File:Icon_Save.png Opslaan Alt S
File:Icon_Annuleren.png Annuleren Alt C
File:Icon_Verwijder_Overzicht.png Verwijder verwijderingslijst Alt R
File:Icon_kopieren.png Kopiëren Alt O
File:Icon_Genereren_Overzicht.png Verwijderingslijst genereren Alt G
File:Icon_Open_No_Arrow.png Open PDF met bewaarde registratie
File:Icon_Bevestig.png Bevestig verwijderingslijst Alt F
File:Icon_Visuele_Weergave.png Visuele weergave
File:Icon_Metadata.png Metadata bekijken Alt M

[bewerken] Stap 1: sjabloon maken

  • Kies in de Navigatie Databasebeheer -> Verwijderingslijsten -> Sjabloon. Hier gaat u vastleggen aan welke voorwaarden de te verwijderen stukken moeten voldoen.
  • In de knoppenbalk van het Center kiest u voor Nieuwe Verwijderingslijst.

Op het meest linkse tabblad kunt u een naam van de verwijderingslijst geven. Als u in de knoppenbalk op Bewaren klikt, krijgt het tabblad de naam van de verwijderingslijst.

File:Sjabloon_Maken2.png

  • Kies het tabblad Boeken. Hier kunt u door middel van vinkjes de dossierboeken selecteren waarvoor de verwijderingslijst van kracht is.
  • Op het tabblad Query definitie geeft u aan welke gegevens en welke velden van het geselecteerde boek in de verwijderingslijst moeten verschijnen. De stappen die u doorloop zijn identiek aan het maken van een overzicht.
  • Dit is ook het moment waarop u de registraties moet anonimiseren. Volgens de geldende wet- en regelgeving mag u persoonsgegevens onder bepaalde voorwaarden bewaren. Heeft u voor de uitvoering van uw werkzaamheden deze gegevens niet langer nodig, dan moet u ze vernietigen. U mag ze dan ook niet weergeven in een verwijderingslijst. Bij het samenstellen van de query definitie dient u hier rekening mee te houden.
  • In het linkergedeelte van het Center ziet u het geselecteerde boektype met de gegevens die aan dit boektype zijn gekoppeld.
  • Vink de boektypes aan die in de verwijderingslijst opgenomen moeten worden. U ziet dat het overzicht van velden aan de rechterkant zich aanpast aan de opties die u kiest.
  • Kies bij Itemprofiel met behulp van het uitrolpijltje het gewenste itemprofiel. Hierdoor ziet u alleen die velden die daadwerkelijk gebruikt worden. Kiest u het standaard itemprofiel, dan krijgt u alle velden weer te zien.
Kolomnaam Resultaat
Veld Omachrijving.
Toon Aangevinkte velden worden in de vernietiginslijst getoond.
Breedte Aantal tekens van het veld.
Aflopend Aangevinkte velden worden aflopend gesorteerd.
Filterconditie Selectiecriteria voor dit veld. Door op de knop in het veld Filterconditie te klikken krijgt u een scherm waarin u een zoekconditie of een macro kunt aanvullen die u voor dit veld wilt gebruiken.
Of Verdere selectiecriteria voor dit veld.
Opmaak Bepaalt de weergave van een veld, bijvoorbeeld de wijze waarop een geldbedrag wordt weergegeven met cijfers achter de komma.
  • De velden worden in de getoonde volgorde weergegeven. Wilt u de volgorde veranderen, dan selecteert u het veld met het pijltje links van de veldomschrijving. Door vervolgens op de pijltjes rechts in uw scherm te klikken, kunt u de velden naar de gewenste positie verschuiven.

File:Icon_Pijltjes.png

  • Afhankelijk van het boektype dat u gekozen heeft, worden onder de veldinstellingen opties zichtbaar, die van invloed zijn op de weergave. De volgende opties zijn mogelijk:

File:Picture.png

  • Inspringen t.o.v. het vorig niveau: geeft in de uiteindelijke weergave met behulp van inspringen een structuur weer die vergelijkbaar is met de boomstructuur in de Admin Tool.
  • Kopregel met kolomnamen: geeft de kopteksten weer.
  • Primaire zoekconditie: het opbouwen van het resultaat gebeurt eerst op basis van deze filterconditie, zodat het resultaat sneller wordt opgebouwd.
  • Toon alleen registraties die niet aan deze conditie voldoen: dit is een ‘inverse’ filterconditie. Met deze functie kan bijvoorbeeld een overzicht worden gemaakt op brieven waar geen ontvangstbevestiging aan gekoppeld is. Deze optie wordt alleen bij bepaalde subtypen getoond, bijvoorbeeld bij bestanden.
  • Extra registratiegegevens: deze optie wordt gebruikt om extra registratiegegevens op als XML op te slaan in het MEMO veld.

Met de knop Wis filtercondities kunt u alle instellingen die u heeft gekozen weer ongedaan maken.

  • Druk in de knoppenbalk op Bewaren op de gegevens vast te leggen.
  • Wilt u een verwijderingslijst aan Administrator rechten koppelen, dan kunt u dit aangeven op het tabblad Administratorniveaus. Klik hiervoor op de link Beschikbare administratorniveaus en vink een of meerdere niveaus aan. Klik op de knop Koppel items naast Gekoppelde administratorniveaus en leg dit vast door in de knoppenblak op Bewaren te klikken.
  • Is uw verwijderingslijst naar wens gedefinieerd, dan klikt u in de knoppenbalk op Bevestig verwijderingslijst File:Icon_Bevestig.png.

[bewerken] Stap 2: Actief

Na het aanmaken van een sjabloon en het bevestigen ervan gaat u naar stap 2, de actieve verwijderingslijst. Hier vindt u de vernietigingslijsten die al wel aangemaakt zijn maar nog niet goedgekeurd zijn.

File:Actief.png

Door in de knoppenbalk te klikken op verwijderingslijst maken, krijgt u de lijst van te verwijderen dossiers op uw scherm. Zolang een verwijderingslijst zich in deze fase bevindt, kunnen er nog aanpassingen plaatsvinden. Het kan zijn dat bepaalde dossiers toch nog niet verwijderd moeten worden. Op dit tabblad Aanpassing kunt u door filtering aangeven welke dossiers nog bewaard moeten blijven. Gaat u akkoord met deze verwijderingslijst, dan klikt u in de knoppenbalk op Keur verwijderingslijst goed.

File:Actief2.png

Omdat volgens wet- en regelgeving verwijdering uitsluitend mag plaatsvinden door geautoriseerde personen, volgen er een aantal stappen waarin aangegeven moet worden dat u gerechtigd bent om de verwijdering uit te voeren. Nadat u aangegeven heeft dat u akkoord gaat met de verwijderingslijst, zijn er andere knoppen beschikbaar gekomen in de knoppenbalk:

File:Icon_Login.png verwijderinslijst goedkeuren met Decos D5 login
File:Icon_Handtekening.png verwijderingslijst goedkeuren met digitale handtekening

Kiest u voor de Decos D5 login, dan krijgt u een scherm waarin u een gebruikersnaam en wachtwoord moet invoeren. Hierna klikt u op Goedkeuren en kunt dan het scherm afsluiten. Ook met uw elektronische handtekening kunt u goedkeuring aan de verwijderingslijst geven. Op het tabblad wordt nu aangegeven dat de verwijderingslijst door 1 persoon is goedgekeurd. Een verwijderingslijst moet echter altijd door twee bevoegde personen goedgekeurd worden. Gaat de twee persoon ook akkoord met de definitieve verwijdering, dan is de goedkeuring compleet en wordt de verwijdering uitgevoerd.

File:Definitieve_Verwijdering.png

Let op: Verwijdering van de dossiers is definitief.

[bewerken] Stap 3: Uitgevoerd

Nadat een verwijderingslijst akkoord is bevonden en de verwijdering van de dossiers is uitgevoerd, wordt de lijst geplaatst in de Verwijderingslijst -> Uitgevoerd. Als archiefbeherende instelling bent u verplicht om verwijderingslijst inclusief accordering te bewaren.

Persoonlijke instellingen