JOIN - Zoekfunctie

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

Terug naar introductie

Inhoud

[bewerken] JOIN SEARCH

Vanaf versie 6.16 van JOIN Zaak & Document wordt gebruik gemaakt van een externe zoekmachine. Onderstaand wordt uitleg gegeven over deze zoekmachine (gebaseerd op Elastic Search) en alle zoekfuncties toegelicht. De zoekfunctie "globaal zoeken" is vanaf versie 6.16 komen te vervallen, terwijl tegelijkertijd de fulltextzoekfunctie (onder het meer-menu) is vervangen door de nieuwe zoekfunctie "zoek in alles".

Afbeelding:googlezoeken.png

[bewerken] Elastic Search

JOIN Zaak & Document maakt sinds versie 6.16 optioneel gebruik van een externe zoekmachine. Deze zoekmachine is gebaseerd op Elastic Search. Dit is een open source project waarin een zoekalgoritme is ontwikkeld dat vergelijkbaar is met de krachtige zoekmachine van bijvoorbeeld Google. Het algoritme kenmerkt zich doordat het verschillende parameters combineert (en bepaalde zoektermen "boost") en hiermee veel beter zoekresultaten in de juiste volgorde kan terugkoppelen aan de eindgebruiker (relevantie van zoekresultaten).

JOIN Zaak & Document maakt ook gebruik van dit algoritme voor het full text zoeken ("zoek in alles"). Alle relevante informatie van registraties en bestanden (bestandsinhoud), gecombineerd met de autorisaties van gebruikers en gebruikersgroepen, wordt gecombineerd opgeslagen in een voor het zoeken geoptimaliseerde index. Het zoekalgoritme maakt van deze index gebruik en probeert zo relevant mogelijk zoekresultaten terug te koppelen aan de eindgebruiker.

De nieuwe index die gebruikt wordt voor het zoeken binnen JOIN (en die dus is geoptimaliseerd voor zoeken) heeft naast het sneller en relevanter tonen van zoekresultaten in het fulltext zoekscherm ook voordelen voor het zoeken in lijsten (boeken, werkvoorraad, zaken en zaakdocumenten). Denk hierbij aan:

- bij boeken met grote aantallen registraties zijn geen beperkingen meer nodig: volgnummerblokken en filterrestricties zijn niet meer nodig - het zakenmagazijn toont altijd de laatste aangemaakte zaken, ongeacht het zaaktype waar deze zijn geregistreerd - Bij zaakdocumenten hoeft geen zaak- en documenttype worden ingegeven. Er kan vrij op iedere term worden gezocht

Afbeelding:zoekinalles.png

nb. Maakt uw organisatie geen gebruik van JOIN Search, dan is de interface identiek. Alleen de manier van zoeken en de snelheid van zoeken kan afwijken van wat hier wordt beschreven.

[bewerken] zoeken in alles

Een belangrijke zoekfunctie in JOIN is het "zoeken in alles". Dit is een functie die vergelijkbaar is met bijvoorbeeld Google en het volledige systeem (JOIN Zaak & Document) doorzoekt. De belangrijkste kenmerken van deze zoekfunctie zijn:

- zoeken vanuit 1 venster - eenvoudige en overzichtelijke weergave van zoekresultaten met standaard filters - snelle zoekfunctie (resultaat getoond in milliseconden)

nb. houd u er rekening mee dat de zoekfunctie aanmerkelijk minder presteert wanneer u geen gebruik maakt van de externe zoekmachine. Voor meer informatie over de externe zoekmachine kunt u contact opnemen met Decos.

De zoekbox

Rechtsboven in het scherm vindt u de zoekbox. Deze zoekbox is altijd beschikbaar, ook als u in de werkvooraad of het dashboard zit.

Afbeelding:zoekeninalleszoekbox.png

Klikt u op de zoekbox, dan toont JOIN de 5 meest recente zoekopdracht van de gebruiker. Deze lijst is altijd actueel. U kunt een van deze zoekopdrachten selecteren of zelf een zoekopdracht invullen. Deze zoekopdracht kan een of meerdere zoektermen bevatten. Houd er rekening mee dat altijd standaard met OR wordt gezocht. De zoektermen hoeven dus niet perse volledige woorden te zijn of op een andere manier exact zijn, maar het is niet mogelijk om andere operatoren te gebruiken (zoals AND).

Daarnaast is het goed te vermelden dat het mogelijk is om op delen van woorden te zoeken. De minimale lettercombinatie is 3. Wel is het zo dat dit alleen van toepassing is op gegevens die is vastgelegd in registratievelden en niet in bijvoorbeeld uitgebreide inhoud of bestandsinhoud.

Afbeelding:zoekeninallesrecent.png

Wanneer de zoekopdracht is uitgevoerd, opent het resultaatscherm. Het zoekalgoritme bepaalt de volgorde van het zoekresultaat. De relevantie wordt bepaald door meerdere criteria met elkaar te combineren. Een aantal voorbeelden van deze zogenaamde "boosters" in het zoekalgoritme:

- waar komt het woord voor. Staat het woord in de omschrijving van bijvoorbeeld een zaak, dan krijgt deze een hogere score dan wanneer het in een ander veld staat - wanneer is het document of de zaak geregistreerd. Recente registraties krijgen een hogere score - hoe vaak komt het woord voor en (bij meerdere zoekwoorden in 1 opdracht) wat is de afstand tussen de woorden onderling. Staan de woorden dicht bij elkaar, dan krijgt de betreffende registratie automatisch een hogere score.

Afbeelding:zoekeninallesresultaat.png

Het resultaatscherm wordt als volgt opgebouwd:

  • voor ieder resultaat wordt met een icoon aangegeven waar deze is gevonden (adres, document, zaak etc.)
  • van ieder resultaat tonen we de omschrijving (of naam bij een adresregistratie), de registratie (boek + nummer) en de synopsis (de plek waar we het woord hebben gevonden)
  • bovenin het scherm worden de standaard filters getoond. Je kunt hier filteren op zaken, documenten, adressen, bestanden etc.

Vanuit het resultaatscherm kunt u direct de zaak, het bestand of adres openen. Zo wordt het bestand direct geopend, het dossier als pop-up getoond etc. Door de pop-up te sluiten komt u direct weer in het resultaatscherm terug.

[bewerken] zoeken in lijsten: filteren

U kunt in JOIN Zaak & Document in boeken zoeken (dit worden ook wel lijsten genoemd). In ieder boek vindt u een lijst, waar u per kolom een zoekopdracht (filter) kunt toepassen. U kunt desgewenst meerdere filters tegelijkertijd combineren (zoeken op verschillende kolommen) of meerdere filters binnen dezelfde kolom toepassen. Hier kunt u gebruik maken van zogenaamde "operatoren" die verderop in deze wiki worden uitgelegd.

Wanneer u een waarde ingeeft in de kolom en op [enter] drukt wordt het filter toegepast en de zoekopdracht uitgevoerd.

Afbeelding:filterdecosadresboek.png

U hoeft niet perse op volledige woorden te zoeken, maar u kunt ook een deel van het woord (een lettercombinatie) invoeren. Voert u bijvoorbeeld "eco" in, dan krijgt u de resultaten "ecologie" en "decos" terug als zoekresultaten. Hou er wel rekening mee dat in reguliere tekstvelden er minimaal op 3 karakters moet worden gezocht. Zoekt u op minder karakters, dan zal de zoekmachine alleen resultaten tonen die hier exact aan voldoen. Voor datum- en numerieke velden (en ook het volgnummer) geldt deze beperking niet. Met de "wis filtercondities" knop kunt u met 1 handeling uw filters wissen.

Afbeelding:wisfiltercondities.png

Maakt u gebruik van de externe zoekmachine, dan hoeft u voor het zoeken naar meerdere woorden geen gebruik meer te maken van de operator AND. Deze wordt standaard al toegevoegd door de zoekmachine. Daarnaast heeft u met de externe zoekmachine voordeel bij het zoeken naar woorden met diakrieten. Bent u bijvoorbeeld op zoek naar het woord "René" maar zoekt u op "Rene" in plaats van "René", dan toont de nieuwe zoekmachine alle resultaten met of zonder é. Zonder externe zoekmachine worden alleen de resultaten getoond die exact voldoen aan de zoekopdracht.

Afbeelding:zoekenoprene.png

[bewerken] filteropties

Onderstaand worden alle operatoren getoond die u kunt gebruiken in het filteren in de lijsten (boeken). Hiermee kunt u vergelijkingen uitvoeren, datumbereik instellen etc. Voor meer informatie of hulp kunt u altijd contact opnemen met de JOIN specialist van uw organisatie.


Zoekmethoden
Manier van invullen Voorbeeld Resultaat
AND Paul AND Veger Beide woorden staan in resultaat: Paul Veger
OR Paul OR Veger Een van de woorden komt voor in het resultaat: Paul Hendriks / Bert Veger
AND NOT Paul AND NOT Veger Eerste woord komt voor in resultaat, tweede niet: Paul Hendriks
Alleen waarde Piet Alles waar Piet in voor komt: Pietersen / De heer Piet Jansen
Datum 1-3-2014 1 maart 2014
Eenvoudige vergelijking > Decos Alle waarden die alfabetisch na Decos komen: Decos Information Solutions / Deelgemeente
Getal > 5 Alle cijfers hoger dan 5: 6 / 7 / 8
Getal >=5 Alle cijfers hoger of gelijk aan 5: 5 / 6 / 7 /8
Getal <> 5 Alle cijfers kleiner dan 5 en groter dan 5: 3 / 4 / 6 / 7 /
Getal < 3 OR > 6 Alle cijfers kleiner dan 3 of groter dan 6: 1 / 2 / 7 / 8
Datum > 1-3-2014 Alle datums na 1 maar 2014: 12 juni 2014 / 30 augustus 2014
Datum Date() Huidige datum
Datum > Date() - 30 De afgelopen 30 dagen
Datum > 1-3-2014 AND < 1-6-2014 Alle datums tussen 1 maart 2014 en 1 juni 2014
Datum 01-2014 Alle registraties met een datum tussen 1 januari t/m 31 januari
IS NULL Toepassing in Filterbalk Het betreffende veld is leeg in alle zoekresultaten
IS NOT NULL Toepassing in Filterbalk Het betreffende veld is ingevuld in alle zoekresultaten
Exacte waarde ="OR" Alle waar alleen het woord OR voorkomt, verder mag er niets in het veld staan


U kunt ook nog complexere zoekopdrachten geven door AND en OR te combineren. Houd er wel rekening mee dat AND voorrang heeft op OR.
De zoekopdracht "Paul AND Veger OR Hendriks" wordt uitgevoerd als "(Paul AND Veger) OR Hendriks" en dus naar resultaten waar Hendriks in voorkomt, of zowel Paul als Veger.

[bewerken] geavanceerd zoeken

Naast het zoeken in de lijst biedt JOIN ook de mogelijkheid om geavanceerd te zoeken op gerelateerde informatie. Zo kunt u met geavanceerd zoeken naar de volgende informatie zoeken:

  • uitgebreide inhoud/notities
  • gekoppelde adressen
  • gekoppelde documenten
  • gekoppelde dossiers
  • gekoppelde vergaderingen
  • (workflow)activiteiten
  • gekoppelde objecten/projecten/contactmomenten (afhankelijk van uw configuratie)

Afbeelding:geavanceerdzoekenlijst.png

De functie geavanceerd zoeken vindt u via de button rechtsbovenin de lijst. U geeft een of meerdere filters in per object en drukt op OK. De zoekopdracht kan daarnaast worden gecombineerd met filters in de lijst van het boek waar u uw zoekopdracht wilt uitvoeren (bijvoorbeeld wanneer u op zoek bent naar een zaak van een bepaalde datum, waarbij de gekoppelde persoon "Jansen" heet. Tevens kunt u hier gebruik maken van de uitgebreide filteropties (AND OR etc.).

Mist u gegevens om op te zoeken dan kunt u dit bij de functioneel beheerder van JOIN aanvragen. Dit kan in JOIN namelijk worden gewijzigd.

Afbeelding:geavanceerdzoeken.png

[bewerken] zoeken in zaken

werkt u met het zaaksysteem van JOIN (op basis van JOIN Zaaktypen), dan kunt u vanaf versie 6.16 verbeterd zoeken naar zaken. Alle functies die hierboven zijn benoemd voor het zoeken door lijsten gelden ook voor het zoeken naar zaken. Daarnaast worden, bij het openen van de lijst "zaken", de laatste 10,20 of 50 zaken getoond die in het zaaksysteem zijn geregistreerd. Dit is ongeacht in welk zaaktype de zaak is geregistreerd, maar uiteraard wel met inbegrip van de zaaktypen waar u als gebruiker minimaal leesrechten voor heeft.

Afbeelding:zoekennaarzaken.png

nb. Wanneer u niet gebruik maakt van de externe zoekmachine, geldt bovenstaande niet.

[bewerken] zoeken in zaakdocumenten

Werkt u met het zaaksysteem van JOIN (op basis van JOIN Zaaktypen), dan kunt u via het onderdeel "zaakdocumenten" eenvoudig en snel door alle zaakdocumenten zoeken, ongeacht het zaaktype en documenttype waar deze zijn geregistreerd.

Nieuw vanaf versie 6.16 is dat u niet meer verplicht eerst een zaaktype en documenttype moet invoeren voordat u op een van de andere velden kunt zoeken. In de oude situatie kon u bijvoorbeeld geen overzicht maken van alle documenten die [vandaag] zijn geregistreerd. Dit is nu wel mogelijk: u kunt op alle velden zoeken zonder eerst een zaaktype en/of documenttype te selecteren. U kunt deze overigens nog steeds gebruiken om u filter verder te verfijnen.

Afbeelding:zoekennaarzaakdocumenten.png

Net als bij zaken worden de laatste 10,20 of 50 (afhankelijk van uw instellingen) zaakdocumenten getoond die als laatste aan het zaaksysteem zijn toegevoegd Dit uiteraard ongeacht het zaaktype en documenttype waar ze bij horen, maar uiteraard wordt er wel rekening gehouden met de zaak- en documenttypen waar u als gebruiker rechten op heeft. Afgeschermde documenten krijgt u alleen te zien wanneer u expliciet hier toegang toe heeft gekregen.

nb. maakt u geen gebruik van de externe zoekmachine, dan geldt bovenstaande helaas niet.



Verder naar Meldingenfunctie

Persoonlijke instellingen