JOIN - Werkvoorraad

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

Terug naar introductie

Inhoud

[bewerken]
Werkvoorraad (lijst)

naar boven

Klik op deze link om de instructievideo te bekijken: instructievideo "werkvoorraad"


De werkvoorraad is de centrale plek voor het overzicht van uw openstaande activiteiten. Vanuit de werkvoorraad kunt u acties op uw zaken en documenten afhandelen. U kunt via de navigatie (rechtsboven) snel naar uw werkvoorraad. U komt dan uit in de overzichtspagina:

Afbeelding:werkvoorraad_overzicht.png


De werkvoorraad bestaat uit een linkerpaneel en een rechterpaneel.

In het linkerpaneel kunt u de werkvoorraad selecteren waar u mee aan de slag wilt. Dit kan uw eigen werkvoorraad zijn, de werkvoorraad van een collega voor wie u werkzaamheden uitvoert (delegeren van acties) en de werkvoorraad van een of meerdere eenheden (bijvoorbeeld een afdeling of een team). Deze eenheden worden binnen JOIN "gebruikersrollen" genoemd.

Afbeelding:Werkvoorraad_behandelaarpaneel.png


Wanneer u een werkvoorraad heeft geselecteerd ziet u daaronder een eerste indeling van de activiteiten naar collectie. Dit noemen wij in JOIN "boekfilters". Heeft u bijvoorbeeld een actie op een uitgaand document, dan tonen wij hier het eerste filter. Via "alles" worden alle activiteiten van uw werkvoorraad weergegeven.

Afbeelding:Werkvoorraad_boekfilters.png


Onder de boekfilters ziet u in blauw "meer filters". Dit is een uitklappaneel, waar wij onderdelen weergeven die minder frequent worden gebruikt:

Afbeelding:Werkvoorraad_meerfilters.png

[bewerken]
Behandelen van acties

naar boven

Uw openstaande taken vindt u in de werkvoorraad. Alle acties hebben een uiterste behandel- of rappeldatum (het "stoplicht"). In het linkerpaneel is uw werkvoorraad zichtbaar alsmede die van uw teams of collega's met wie u samenwerkt. In het rechterpaneel vindt u een overzicht van de taken per werkvoorraad. U bepaalt zelf de indeling van de werkvoorraad. Via het tandwiel (linksboven) kunt u zelf bepalen welke gegevens in de 4 kolommen worden getoond.

Afbeelding:Werkvoorraad_indeling.png

Afbeelding:Werkvoorraad_tandwiel.png

[bewerken]
Voortgangsindicatie: Het stoplicht

naar boven

Voor alle taken/acties met een uiterste behandeldatum (de rappeldatum) wordt in de uiterste kolom (de stoplichtkolom) het aantal resterende dagen getoond inclusief een bijbehorende kleur. Bent u nog ruim op tijd, dan kleurt deze groen, nadert u de uiterste datum dan wordt deze oranje en rood bij het overschrijden van de termijn.

Afbeelding:Werkvoorraad_Termijn.png


Naast de functie van indicatie voor de huidige activiteit heeft het stoplicht ook nog een uitgebreide functie: door op het icoon te klikken opent een scherm waarin uitgebreide informatie over het gehele proces (bijvoorbeeld de zaak) wordt getoond.

Afbeelding:uitgebreide_workflowinformatie.png

[bewerken]
Bestanden openen vanuit de werkvoorraad

naar boven

In de linkerkolom ziet u een dossier- of documenticoon. Hiermee geven we aan of de actie gerelateerd is aan een dossier/zaak of document. Wanneer het icoon blauw oplicht, dan betekent dit dat u direct bestanden kunt openen. Is er 1 bestand (bij een document) dan opent deze onmiddellijk wanneer u er op klikt.

afbeelding:itemicoon_actie.png


Zijn er meerdere bestanden, dan opent een extra dialoogvenster waar overzichtelijk deze bestanden worden getoond. Betreft het een dossier of zaak, dan wordt dit venster standaard getoond, waarbij u ook de beschikking heeft over de documentgegevens per document. Het venster sluit niet automatisch (zodat u eenvoudig een ander bestand kunt openen) en is standaard geordend op laatst geregistreerd document.

afbeelding:openbestand_dialoog.png

[bewerken]
Snelacties

naar boven

Vanuit de lijst heeft u snel en eenvoudig de beschikking over een aantal snelfuncties. Het betreft de volgende acties:

  • Afhandelen van activiteit
  • Antwoordfunctie
  • Openen van de registratie
  • Doorsturen van de actie
  • Toevoegen van commentaar

Afbeelding:snelacties_werkvoorraad.png

[bewerken]
Zoeken in werkvoorraad

naar boven

Binnen de lijsten van de werkvoorraad kunt u eenvoudig en snel zoekopdrachten uitvoeren. De meest eenvoudige wijze is door gebruik te maken van het globale zoekvenster. Zodra u begint met typen wordt niet alleen de lijst doorzocht, maar ook alle gegevens die niet direct in beeld komen.

Afbeelding:werkvoorraad_globaalzoeken.png


Blijkt het zoekresultaat nog te groot te zijn, dan kunt u van de lijstfilters gebruik maken om uw zoekresultaat verder te verfijnen. Hier kunt u ook gebruik maken van operatoren zoals AND, OR, <>, % , = etc.

Afbeelding:werkvoorraadlijstzoeken.png


Wilt u van uw zoekresultaat een overzicht maken, dan kan dit met de overzichtsfunctie

Afbeelding:werkvoorraadoverzicht.png


Tot slot kunt u met de sorteerknoppen de kolommen oplopend en aflopend sorteren.

Afbeelding:kolommensorterenwerkvoorraad.png

[bewerken] Meldingen

naar boven

Via de meldingenfunctie in de werkvoorraad informeren wij u actief over mutaties in uw werkvoorraad of die van uw groepen. In het hoofdstuk "Meldingenfunctie" leest u hier meer over.

Afbeelding:meldingen.png

[bewerken]
Werkvoorraad (detailscherm)

naar boven

Klik op deze link om de instructievideo te bekijken: instructievideo "Behandelschermen"

[bewerken]
Detailscherm documentactie

naar boven

Het detailscherm voor een documentactie leest u van boven naar beneden. Achtereenvolgens wordt de volgende informatie getoond:

  • Via het registratiekenmerk (en pijl) kunt u terug naar de lijst (werkvoorraad);
  • U ziet de eerste 6 velden van de bijbehorende registratie. Ziet u niet de juiste informatie, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder;
  • Bieden deze 6 velden onvoldoende informatie, dan kunt u via "meer informatie" aanvullende gegevens van de registratie raadplegen.

Afbeelding:detaildocument_bovenframe.png


Het detailscherm bestaat uit 3 tabbladen: registraties, relaties en historie

[bewerken]
Registraties

naar boven

Het onderdeel registraties kent de volgende onderdelen:

  • De bestanden die gekoppeld zijn aan het document. Klikt u op de miniatuurweergave van het bestand, dan opent deze in previewmodus. Klikt u op de bestandsnaam, dan opent het bestand in de eigen applicatie;

Afbeelding:preview_bestand.png

  • Bij kenmerken worden de details van de activiteit getoond. Wat moet u doen, voor wanneer moet u dit doen etc. Wanneer bij de taakomschrijving aanvullende informatie is vastgelegd, dan kunt u dit via de I-button (links van de taakomschrijving) benaderen;
  • Wanneer de activiteit een checklist of beslissing bevat, dan kent het scherm een afwijkende opbouw. Ga hiervoor naar de onderdelenChecklisten of Beslissingen;

Afbeelding:kenmerken_detailscherm.png

Afbeelding:ibuttondetailscherm.png

Afbeelding:detaildocument.png

[bewerken]
Relaties

Het tabblad relaties toont alle relaties die het document (dit geldt ook voor een zaak/dossier) heeft, zoals een gekoppeld dossier, adres of ander object.

Afbeelding:detailactierelaties.png

[bewerken]
Detailscherm zaakactie

naar boven

Het detailscherm van een dossier of zaak wijkt in de basis niet veel af van het detailscherm van een documentactie. Het is vooral andere informatie die relevant is bij een dossier of zaak. De volgende verschillen zijn er:

  • Het onderdeel "registraties" toont geen bestanden, maar toont direct de actiedetails en eventuele checklist of beslissing;
  • Het tabblad "documenten" is specifiek voor een dossier- of zaakactie. Achter dit tabblad kunt u eenvoudig zoeken naar de betreffende documenten, bestanden koppelen, aanmaken en eventueel ondertekenen.

Afbeelding:detailzaak.png

[bewerken]
De statusbalk

Nieuw in JOIN is de weergave van de statusbalk, die in 1 oogopslag duidelijk maakt waar u zich bevindt in het proces. De statusbalk wordt standaard weergegeven in het detailscherm van zowel een document- als zaakactiviteit wanneer u een statustabel gebruikt in de workflow. Standaard geven we in het detailscherm de reeds bereikte statussen weer en de status die bij afhandeling van de activiteit wordt bereikt. Geen statustabel betekent geen statusbalk. Neem voor meer informatie contact op met uw applicatiebeheerder.

Maakt u gebruik van JOIN Zaaktypen, dan is de statusweergave verder uitgebreid: niet alleen de huidige en reeds bereikte statussen worden getoond, ook de statussen die nog gaan komen. Zie ook onderstaande afbeelding om dit verder te verduidelijken.

Afbeelding:statusbalk.png

[bewerken]
Chat- en commentaarfunctie

naar boven

Bij activiteiten worden alle commentaren getoond die gedurende de behandeling zijn vastgelegd. Ook worden automatische commentaren getoond, zoals opschortingen, gekoppelde bestanden etc. U kunt uw eigen commentaren ten alle tijden muteren of verwijderen.

Afbeelding:detailcommentaar.png

[bewerken]
Historie

In het onderdeel historie tonen we de wijzigingsgeschiedenis van de volledige registratie (bijvoorbeeld zaak of document). U ziet het tabblad alleen bij voldoende rechten. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw applicatiebeheerder.

naar boven

Afbeelding:detailhistorie.png

[bewerken]
Checklists

naar boven

Een van de mogelijke actiesoorten is de checklist. Met een checklist kunt u meerdere controlevragen combineren tot 1 actie. Via de Ja/Nee functie kunt u de checklistvraag "beantwoorden".

afbeelding:checklistworkflow.png


Ook is het mogelijk om met automatische checklistvragen te werken. Een voorbeeld hiervan is het toevoegen van een document of het invoeren van een bepaald registratiekenmerk. De checklistvraag wordt automatisch op "Ja" gezet zodra u bijvoorbeeld het document heeft toegevoegd.

afbeelding:automatischechecklistvraag.png


Tot slot kan een checklistvraag optioneel of verplicht zijn. U herkent dit aan de * achter de vraag (* = verplicht)

Wilt u de checklist afhandelen, dan klikt u op de knop "afhandelen". Heeft u nog niet alle verplichte checklistvragen met ja beantwoord, dan stellen wij u een bevestigingsvraag, die u desgewenst kunt negeren.

[bewerken]
Beslissingen

naar boven

Een beslissing kenmerkt zich door de mogelijke uitkomsten waarvan u er 1 moet selecteren. Een simpel spel van vraag en antwoord. U kiest een mogelijke waarde en klikt op "afhandelen".

Afbeelding:detailbeslissing.png

[bewerken]
Behandelacties

naar boven

Naast de checklist en de beslissing kent JOIN ook nog de "normale" behandelactie. Het enige dat u hier hoeft te doen om de activiteit af te handelen is op de knop afhandelen te klikken.

Afbeelding:detailbehandeling.png

[bewerken]
De + en ... knop

naar boven

De + knop

Via de + knop heeft u de mogelijkheid om informatie toe te voegen. Bij een document zijn dit de volgende opties:

Afbeelding:toevoegactiesdetaildocument.png

  • Bestand aanmaken;
  • Bestand koppelen;
  • Scan koppelen;
  • Handmatige activiteit toevoegen.

Bij een dossier/zaak zijn dit de volgende opties:

  • Document(registratie) aanmaken;
  • Handmatige activiteit aanmaken.

Maakt u gebruik van JOIN Zaaktypen, dan zijn de volgende acties aanvullend mogelijk:

  • Besluit aanmaken;
  • Deelzaak aanmaken.
  • Voorstel aanmaken (alleen beschikbaar als u gebruik maakt van de module JOIN Besluitvorming)

In alle gevallen is de beschikbaarheid van de opties afhankelijk van zowel de rechten die u heeft, het gebruikerstype dat u bent en de configuratie door uw applicatiebeheerder.



De ... knop

Via de ... heeft u de mogelijkheid om snel een actie te starten. Bij een document zijn dit de volgende opties:

Afbeelding:uitvoeractiesdetail.png

  • Opschorten of uitstellen;
  • Emailen;
  • Ondertekenen;
  • Annuleren;
  • Doorsturen.

Bij een dossier/zaak zijn dit de volgende opties:

  • Opschorten of wachten;
  • Emailen;
  • Bestand openen;
  • Ondertekenen;
  • Annuleren;
  • Doorsturen.

Maakt u gebruik van JOIN Zaaktypen, dan heeft u de beschikking over de volgende aanvullende acties:

  • Verlengen;
  • Direct afhandelen.


Een nieuw document aanmaken

De meest gebruikte functie in de werkvoorraad is het aanmaken van een nieuw document. Tot versie 6.0.12 is deze functie bekend als "maak antwoord", maar sinds deze versie hernoemd naar "nieuw document"

Het scherm om het document te maken bestaat uit 2 onderdelen:

  • het linkerpaneel waarmee u de stappen doorloopt
  • het rechterpaneel waar u de registratiegegevens invult (omschrijving, afzender, datum etc.)


in het linkerpaneel selecteert u waar het document moet worden opgeslagen. In het rechterpaneel wordt vervolgens een registratiescherm getoond die u verder invult. Vervolgens kiest u in het linkerpaneel wat u verder wilt doen. U heeft hier de volgende mogelijkheden:

  • u selecteert een sjabloon (word- of mailsjabloon) waarmee u het bestand wilt creeeren
  • u koppelt een bestand van uw lokale schijf
  • u maakt alleen de registratie aan en voegt het bestand later toe


Tot slot klikt u op de knop "OK" om de actie af te ronden. Het scherm sluit en u gaat verder met uw actie in de werkvoorraad.


Afbeelding:nieuwdocument_in_werkvoorraad.png


Verder naar Registraties

Persoonlijke instellingen