JOIN - Meerfunctie

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

Terug naar introductie

Inhoud

[bewerken]
Meerfunctie

Wanneer u op de Meer functie klikt in het portaal heeft u de mogelijkheid gebruik te maken van de functies Beheer, Mijn Documenten, Fulltext zoeken en Overzichten.

Afbeelding:meerfunctie.png

Hieronder zal beschreven worden hoe de functies gebruikt kunnen worden.

[bewerken]
Beheer

Een uitgebreide omschrijving van de boeken waartoe u toegang heeft onder de 'Beheer' functie vind u door te klikken op de volgende link: Beheer

[bewerken]
Mijn documenten

Wanneer u de functie 'Mijn documenten' aanklikt komt u terecht in het boek 'Mijn documenten' onder de functie 'Registraties'. Dit boek is uitsluitend toegankelijk voor u zelf en hier kunt u documenten registreren die uitsluitend voor u bestemd zijn. Wanneer u het document koppelt aan bijvoorbeeld een adres of een dossier dan zal deze koppeling ook alleen voor u zichtbaar zijn.

[bewerken]
Fulltext zoeken

U kunt met deze functie door middel van het invullen van een zoekterm in het zoekveld een bestand terugvinden in het systeem. U kunt ook zoeken op een zoekopdracht uit het verleden door op het uitrolpijltje van dat zoekveld te klikken en de zoekterm te selecteren. Aan de hand van de door u opgegeven zoekopdracht verschijnen er zoekresultaten. U kunt aan de linkerzijde van het zoekscherm zelf bepalen hoe u de zoekresultaten wilt weergeven, u heeft de keuze uit kaartweergave, trefwoordenwolk, datumgrafiek en boekengrafiek. Deze weergavevormen kunt u ook nog vergroot/verkleind weergeven in het scherm door op het herschaal-icoon te klikken.

Afbeelding:weergavezoekopdracht.png


Kaartweergave

Vinkt u de optie Kaartweergave aan, dan worden de zoekresultaten niet alleen weergegeven in een lijst maar waar mogelijk op een kaart geprojecteerd. U kunt op deze manier snel een overzicht krijgen van klanten die een bepaald product afgenomen hebben, van vergunningaanvragen binnen uw gemeente etc.

Wijs een van de gekleurde vakjes op deze landkaart aan, dan ziet u welke registraties gekoppeld zijn (afbeelding boven). Klik op het gekleurde vakje, dan verschijnen de adresgegevens en hyperlinkjes naar de gekoppelde registraties (afbeelding beneden)

(afbeelding nog toevoegen, kaartweergave nog niet mogelijk nu)


Trefwoordenwolk

Vinkt u de optie Trefwoordenwolk aan, dan worden de zoekresultaten weergegeven niet alleen weergegeven in een lijst met registraties maar ook een zogenaamde “tag cloud”. Hoe vaker de zoekterm gevonden is, hoe groter de weergave van de letters is. U kunt op een van de termen in de tag cloud klikken en in de lijst met resultaten rechts verschijnen de registraties die zowel aan de oorspronkelijke zoekterm als aan de term uit de tag cloud voldoen.

Afbeelding:trefwoordenwolk.png


Datumgrafiek

Door deze optie aan te vinken zoekt u op resultaten per aanmaak/wijzigings- datum. U kunt kiezen of u op aanmaak- of op wijzigings- datum wilt zoeken door op het uitrolpijltje naast aanmaakdatum te klikken en uw voorkeur te selecteren. Het eerste zoekresultaat wordt weergegeven op jaar. Klikt u op een van de blauwe balken in het zoekresultaat, dan kunt u verfijnen en krijgt u een weergave per maand. En deze kunt u weer verfijnen per dag.

Afbeelding:datumgrafiek1.png


Boekengrafiek

Met deze optie wordt weergegeven in welk boek in Decos de zoekresultaten te vinden zijn. Ook hier kunt u verfijnen door op een van de rode balken te klikken.

Afbeelding:Boekengrafiek1.png


(U kunt op verschillende manieren zoeken in Decos. In deze video ziet u welke methoden u kunt gebruiken. (nieuw filmpje??? onder de zoekfunctie het beste plaatsen?)

{{#evp:youtube|CPnU6dgj6lU}})

[bewerken]
Geavanceerd zoeken

Naast dat u kunt aangeven hoe u uw zoekresultaten weergegeven wil hebben kunt u ook door geavanceerd te zoeken uw zoekopdracht verfijnen. U doet dit door op de 'fulltext zoeken' functie te klikken en vervolgens op het pijltje links naast zoeken, hierdoor verschijnt het geavanceerd zoeken menu. Hierdoor heb je de mogelijkheid te zoeken op zoekformule, zoeken op type, zoeken op de al eerder beschreven visualisatieopties en te zoeken op overige opties.

Afbeelding:geavanceerdzoeken.png


Zoekformule

Via het zoeken via de zoekformule heeft u de mogelijkheid om te zoeken op alle woorden, een of meer woorden of op de exacte tekst die u in het zoekveld heeft ingevuld.

Afbeelding:zoekformule.png


Alle woorden (EN combinatie)

U kunt meer dan één zoekterm invullen. Het zoekresultaat toont dan de registraties die alle zoektermen bevatten. Als u woorden als de, het, een, etc. gebruikt, kan het voorkomen dat u een melding krijgt dat de zoekopdracht enkele zoektermen heeft genegeerd. U kunt deze woorden beter niet gebruiken. Om zoektermen van elkaar te scheiden, gebruikt u een spatie (geen leestekens).


Een of meer woorden (OF)

Deze zoekopdracht voert u uit op basis van twee of meer zoektermen. Het zoekresultaat bevat alle registraties waarin minimaal één van de zoektermen voorkomt.


Exacte tekst

Deze zoekopdracht voert u uit op basis van twee of meer zoektermen. Het zoekresultaat bevat alle registraties waarin de exacte woordvolgorde van de opgegeven termen wordt weergegeven.


Zoek op type

U kunt een fulltext zoekopdracht door de gehele applicatie uitvoeren op basis van het registratietype. Standaard staat deze optie op Alle Types maar u kunt ook een type uit de lijst kiezen, bijvoorbeeld adressen of documenten. Om twee of meer types te selecteren, houdt u de Ctrl toets op uw toetsenbord ingedrukt. Zodra u een type geselecteerd heeft, verschijnt de menustructuur van Decos en kunt u aangeven in welke boeken u wilt zoeken.

Afbeelding:zoekoptype.png


Overige opties

Toon ook resultaten gevonden in scans en bestanden

Als u 'Toon ook resultaten gevonden in scans en bestanden' aanvinkt, wordt ook gezocht op woorden uit gescande documenten en gekoppelde bestanden zoals Worddocumenten en spreadsheets.


Identieke resultaten combineren

Als u 'Identieke resultaten combineren' aanvinkt, wordt er in het document en tegelijkertijd in het aan het document gekoppelde bestand gezocht op woorden. Mocht het woord ook voorkomen in het gekoppelde bestand dan wordt dit als één zoekresultaat weergegeven.


Toon miniatuurweergaven

Door een vinkje te plaatsen voor de optie 'Toon miniatuurweergaven', wordt naast het zoekresultaat een miniatuurweergave van de gevonden registratie, document of bestand weergegeven. Door hier op te klikken wordt deze geopend.

[bewerken]
Zoeken op Thesaurustermen

moet nog aangepast worden (David/Paola)

De keuze om te zoeken naar Thesaurustermen wordt alleen geboden als u gebruik maakt van de thesaurus functionaliteiten binnen Decos D5. Wanneer u de thesaurus tabbladen deactiveert voor documenten en dossiers in de Admin Tool, verdwijnt automatisch de fulltext zoekoptie 'Alleen thesaurus'.

(!!nieuwe systeem beschrijven nog maar ik heb geen rechten om Thesaurus tabbladen in nieuwe systeem aan te zetten dus weet niet hoe het werkt!!)

Als u documenten of dossiers voorziet van thesaurustermen, kunt u de registraties die aan een specifieke thesaurusterm voldoen snel terugvinden via de optie Thesaurus zoeken (!!die u kunt vinden onder 'fulltext zoeken' onder de 'meer functie'!!) ((!!Afbeelding:Icon_Thesaurus.png in het zoekmenu --> oude versie!!)).

  • Klik in de knoppenbalk van het zoekmenu op Thesaurus zoeken;
  • Het scherm hierbeneden verschijnt:

Afbeelding:Zoekmenu Thesaurustermen.png

  • Voer in het zoekveld een zoekterm in en klik op Zoeken.
  • Of selecteer de thesaurustermen waarop u wilt zoeken in de boomstructuur links;
  • Indien gewenst kunt u aan de rechterzijde het boek selecteren waarin gezocht moet worden;
  • Klik op de knop Zoeken;
  • Onder het scherm Thesaurus zoeken verschijnen uw zoekresultaten;
  • Eventueel kunt u gebruik maken van de visualisatieopties en zo de gevonden resultaten verder verfijnen.

(!!ook nog van oude versie maar ik kan zelf niet zien hoe dit in de nieuwe versie moet admin moet tabblad activeren!!)

[bewerken]
Overzichten

Overzichten zijn bewaarde selecties van documenten, adressen, dossiers of andere itemtypes die op verschillende manieren kunnen worden getoond. Er zijn een aantal soorten overzichten in het systeem.


Algemeen

Deze overzichten zijn aangemaakt door de applicatiebeheerder en zijn voor iedere gebruiker met de juiste rechten toegankelijk.


Excel

Deze overzichten zijn aangemaakt door de applicatiebeheerder en zijn voor iedere gebruiker met de juiste rechten toegankelijk.


Persoonlijk

Deze overzichten zijn aangemaakt door de gebruiker. Alleen de gebruiker die het overzicht heeft aangemaakt heeft toegang tot deze overzichten.

[bewerken]
Overzichten maken

In ieder boek (Adres-, contactpersonen-, document- en dossierboek) vindt u in de knoppenbalk van de Lijst een functieknop Overzicht. Door op deze knop te klikken, kunt u een overzicht maken van gegevens.

Naast de mogelijkheid om een overzicht te maken van bijvoorbeeld een documentenmap of een dossiermap kunt u ook een overzicht maken van in dit geval de bestanden of workflow van een document of de documenten in een dossier. Dit doet u door op het uitrolpijltje te klikken naast 'huidig dossier'/'huidig document' in het registratiescherm, de functie te selecteren waarvan u een overzicht wil maken (in het geval van dossiers kunt u kiezen voor 'documenten') en vervolgens op de functieknop 'Overzicht' te klikken.

Doorgaans maakt u eerst met behulp van filteren een selectie van de gegevens die u zoekt. Vervolgens klikt u op de functieknop 'Overzicht' Afbeelding:overzicht.png,en u krijgt dan een weergave van de selectie.

Afbeelding:overzichtspagina.png (nog verbeterde afbeelding nodig aangezien de pagina er nog niet heel netjes uitziet??)


U kunt nu verschillende handelingen uitvoeren op dit overzicht. U kunt echter alsnog bepalen deze uit te voeren op een deel van het overzicht door de aanwezige vinkjes boven de kolommen of voor de rijen te de-selecteren. Wilt u een van de registraties uit het overzicht bekijken, dan kunt u op het logo voor de regel klikken.

 Afbeelding:registratieoverzichtbekijken.png


Mogelijke handelingen in overzicht:

Afbeelding:handelingenoverzicht.png

  • Uitvoeren van bulkacties; hiervoor heeft u de juiste rechten nodig die ingesteld kunnen worden door de applicatiebeheerder. In het hoofdstuk Bulkacties vindt u meer uitleg over deze functie.
  • Samenvoegen van de gegevens uit het overzicht met een sjabloon. Hiervoor kiest u achter het veld 'Samenvoegen' een sjabloon uit de beschikbare lijst door middel van het uitrolpijltje en vervolgens klikt u op Afbeelding:Bulkactieuitvoeren.png;
  • Afdrukken; Door op de functieknop 'afdrukken' te klikken kunt u de gegevens van het overzicht printen.
  • Gegevens exporteren naar Excel door op de 'Excel' functieknop te klikken. Hierdoor worden de gegevens geëxporteerd naar Excel en kunnen daarin bewerkt worden. Dit heeft geen consequenties voor de registraties in Decos. Is er geen Excel geïnstalleerd op uw pc, dan kunt u ook gebruik maken van Excel Interactive View voor een analyse van de gegevens in uw overzicht.
  • Een overzicht waarin adresgegevens voorkomen weergeven op een landkaart. Dit kan door op de functieknop 'Google kaart' te klikken. Door op een van de rode stippen te klikken, wordt het bijbehorende adres weergegeven. En klikt u op de link onder het adres, dan wordt de adresregistratie in Decos geopend.

(googlekaartfoto?)

[bewerken]
Overzichten opnieuw raadplegen

De overzichten die u gemaakt heeft, worden automatisch bewaard in de map Overzichten (Persoonlijk). Door in de functie 'Overzicht' het boek Overzichten (Persoonlijk) te selecteren, verschijnen in de Lijst de overzichten die u gemaakt heeft. Klikt u op een van de overzichten, dan krijgt u in het Registratiescherm de gegevens ervan. Het systeem kiest als naam van het overzicht automatisch de naam van het (sub)boek waarvan u het overzicht gemaakt heeft. U kunt de naam van dit overzicht wijzigen en vervolgens opslaan door op de functieknop Bewaren te klikken.

U kunt op ieder gewenst moment een geactualiseerd overzicht krijgen van het persoonlijke overzicht dat u gemaakt heeft. Als u in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Overzicht drukt, krijgt u een overzicht waarbij dezelfde selectiecriteria gebruik zijn als bij het oorspronkelijke overzicht.

De overzichten die de applicatiebeheerder gemaakt heeft, worden bewaard in de map Overzichten (Algemeen). Door in de Lijst het gewenste overzicht te selecteren, krijgt u in het Registratiescherm de gegevens van dit overzicht. De gegevens in het Registratiescherm zijn meestal als 'alleen-lezen' zichtbaar afhankelijk van de rechten die zijn toegekend door de applicatiebeheerder. U kunt het overzicht maken door in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de functieknop Overzicht te klikken. De mate waarin u bulkacties kunt uitvoeren in een algemeen overzicht is afhankelijk van de rechten toegekend door de applicatiebeheerder.

[bewerken]
Overzicht verwijderen

Wilt u een persoonlijk overzicht verwijderen, dan neemt u de volgende stappen:

  • Klik op het boek Overzichten (Persoonlijk);
  • Kies in de Lijst het te verwijderen overzicht;
  • Klik in het registratiescherm op de functieknop 'verwijderen';
  • In het scherm waarin om een bevestiging wordt gevraagd klikt u op OK;
  • Het geselecteerde overzicht is nu verwijderd.

[bewerken]
Algemene overzichten

Algemene overzichten worden gemaakt door uw applicatiebeheerder. Afhankelijk van rechten kunnen gebruikers deze overzichten raadplegen. Uw applicatiebeheerder kan voor algemene overzichten instellen dat deze automatisch via de mail verstuurd worden. Zo kunt u bijvoorbeeld wekelijks een overzicht ontvangen van uw nieuwe klanten of een overzicht van alle activiteiten die in de afgelopen 3 dagen door uw medewerkers zijn afgehandeld. Algemene overzichten kunnen gepresenteerd worden als lijstweergave, managementoverzicht, formulier of samenvoegbestand. Dit wordt ingesteld door uw applicatiebeheerder.

[bewerken]
Excel overzichten

Excel overzichten worden gemaakt door de applicatiebeheerder. Gebruikers kunnen, afhankelijk van de toegekende rechten, Excel overzichten uitvoeren of bewerken.

Verder naar Beheer

Persoonlijke instellingen