JOIN - Elektronische handtekening

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

[bewerken]
Elektronische handtekening

U kunt via het Decos systeem een Worddocument omzetten naar een PDF-bestand en deze digitaal ondertekenen. De elektronische handtekening van Decos is, in combinatie met een certificaat van een onafhankelijke organisatie voor het identificeren van personen en organisaties op internet, een rechtsgeldige handtekening.

Het ondertekenen van Worddocument is een recht, dat voor elke gebruiker aan- of uitgezet kan worden door uw applicatiebeheerder. Om documenten elektronisch te kunnen ondertekenen, moet u niet alleen beschikken over de juiste rechten in Decos maar ook over een certificaat dat gekoppeld is aan uw naam en/of functie. Daarnaast moet u beschikken over een smartcard of USB-stick die voorzien is van een persoonlijke pincode. En tot slot heeft u een internetverbinding nodig voor de validatie van een handtekening door de eerder genoemde onafhankelijke organisatie.

Om een document te ondertekenen, stopt u de smartcard in de kaartlezer van uw pc en voert u de pincode in. U selecteert de juiste documentregistratie in Decos en kiest dan het tabblad Bestanden, selecteert het bestand wat u wilt ondertekenen en klikt vervolgens op de functieknop 'Ondertekenen'.
Afbeelding:bestandondertekenen.png


U ziet een voorbeeld van het bestand dat u gaat ondertekenen. Dit bestand is al omgezet naar PDF/A-modus.

Afbeelding:Voorbeeldondertekenen.png

Voordat u ondertekent kunt u de volgende zaken aangeven:

  • Reden van ondertekening, bijvoorbeeld Goedgekeurd;
  • Locatie, bijvoorbeeld Noordwijk;
  • Wilt u dat de ondertekening zichtbaar is op de uiteindelijke pdf, plaats dan een vinkje voor het betreffende veld;
  • De locatie van de handtekening kan aangegeven worden door een van de hokjes bij Positie rechtsonder te selecteren. U kunt ook door de linkermuisknop ingedrukt te houden op de juiste plaats een rechthoek selecteren;
  • Wilt u naast de elektronische ondertekening een afbeelding van uw “handmatige” handtekening toevoegen, klik dan op de functieknop met de drie puntjes naast de functie Afbeelding en selecteer het juiste bestand;
  • Geef aan of de elektronische handtekening alleen op de eerste of op alle pagina’s weergegeven moet worden door op het uitrolpijltje te klikken naast de functie 'pagina'

Gaat u akkoord met de inhoud van het document, dan klikt u op de functieknop Ondertekenen. De elektronische handtekening wordt vervolgens op de PDF geplaatst.

(afbeelding plaatsen, alleen ik heb geen recht om op ondertekenen te klikken)

Nadat het bestand is ondertekend, wordt het als PDF in Decos opgeslagen. Het geheel van versleutelde elektronische gegevens die de handtekening vormen, zijn dan toegevoegd aan het document. De naam van het oorspronkelijk bestand wordt volledig overgenomen met als extra toevoeging “.pdf”, bijvoorbeeld “handleiding.doc.pdf”.

Een bestand kan door meerdere personen ondertekend worden. De verschillende handtekeningen worden dan onder elkaar weergegeven op de pdf-versie.

Als u meerdere documenten elektronisch moet ondertekenen, kunt u door middel van een bulkactie alle geselecteerde documenten tegelijk tekenen. U hoeft dan slechts eenmaal uw pincode in te vullen. U maakt dan een overzicht van alle te tekenen documenten en kiest dan voor de bulkactie 'Digitaal ondertekenen'. Klik dan op de knop Uitvoeren. In het scherm dat verschijnt kunt u aan de linkerkant de bestanden aanvinken die u wilt inzien. U kunt de bestanden aan de rechterkant van het scherm bekijken en controleren. Wilt u het bestand niet ondertekenen, verwijdert u het vinkje voor de bestandsnaam.

Net als bij de ondertekening van 1 bestand kunt u de reden van ondertekening en de locatie invoeren. Door op de knop Tekenen te klikken worden alle bestanden die aangevinkt zijn ondertekend.

Afbeelding:Bulkactiesondertekenen.png

De ondertekende bestanden kunnen na ondertekening niet meer gewijzigd worden. Wel kunnen deze bekeken worden, ook door gebruikers zonder ondertekenrecht. Bij het openen van het getekend bestand is er een extra knop beschikbaar aan de linkerkant van de pdf:

(afbeelding?)

Door op deze knop te klikken verschijnt aanvullende informatie over de elektronische handtekening:

(afbeelding?)

Wilt u of een andere gebruiker de tekst van het oorspronkelijke document hergebruiken, dan kunt u uitsluitend gebruik maken van het niet ondertekende tekstbestand.

Persoonlijke instellingen