JOIN - Bulkacties

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

[bewerken]
Bulkacties

Als u op de knop Overzicht Afbeelding:overzicht.png klikt (kan zowel in de knoppenbalk van de Lijst als van het Registratiescherm), krijgt u een overzicht op uw scherm. Linksboven is een veld Bulkactie beschikbaar (mits u over de juiste rechten beschikt). Via een uitrolpijltje kunnen verschillende bulkacties geselecteerd worden. Om de bulkactie uit te voeren klikt u op het 'Bulkactie uitvoeren' icoon Afbeelding:bulkactieuitvoeren.png.

Hieronder vindt u een overzicht van bulkacties die u uit kunt voeren. De precieze functies van de bulkacties worden later nog grotendeels toegelicht.

Bulk actie Functie
Registraties wijzigen In alle registraties kan een veld op identieke wijze aangepast of leeggemaakt worden.
Registraties verplaatsen Alle registraties worden naar een ander subboek verplaatst.
Registraties verwijderen Alle registraties worden compleet verwijderd.
Eigen activiteiten afhandelen Al uw eigen activiteiten, die aan de geselecteerde registraties gekoppeld zijn, worden afgehandeld.
Alle activiteiten afhandelen Alle activiteiten die aan de geselecteerde registraties gekoppeld zijn, worden afgehandeld en daarmee wordt ook de gehele registratie afgehandeld.
Registraties kopiëren Alle registraties worden naar een ander subboek gekopieerd.
Koppel thesaurustermen Aan alle geselecteerde registraties wordt een bepaalde thesaurusterm gekoppeld.
Ontkoppel thesaurustermen Van alle geselecteerde registraties wordt een bepaalde thesaurusterm ontkoppeld.
Registraties e-mailen Alle registraties worden gemaild naar het door u gekozen mailadres.
Registraties koppelen Alle registraties worden gekoppeld aan registraties op basis van een overeenkomstig veld in de te koppelen registratie.
Mailingcode koppelen Alle geselecteerde adressen of contactpersonen worden gekoppeld aan een mailingcode.
Documentcode koppelen Alle geselecteerde documenten worden gekoppeld aan een documentcode.
Digitaal ondertekenen Alle geselecteerde documenten worden conform de PKI-richtlijnen digitaal ondertekend.
Registraties/bestanden afdrukken Alle registraties/bestanden worden afgedrukt.

[bewerken]
Registraties in bulk wijzigen

Met deze optie kunt u de velden van de registraties in het overzicht in bulk wijzigen. U gaat als volgt te werk:

  • Selecteer in het overzicht de bulkactie 'Registraties wijzigen' met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulkactie. Klik vervolgens op Afbeelding:bulkactieuitvoeren.png;
  • Het scherm dat verschijnt, geeft de velden weer van het boek waaruit u het overzicht heeft gemaakt. Per veld kunt u aangeven wat gewijzigd moet worden;
  • Afhankelijk van het veld kunt u een vrije tekst invullen, een waarde kiezen uit een tabel of kiezen uit de keuzes die gegeven worden wanneer u klikt op het uitrolpijltje naast het veld;
  • Voor ieder veld staat een hokje. Als u deze aanvinkt, wordt het veld in alle registraties uit het overzicht leeg weergegeven;
  • Wanneer u uw wijzigingen heeft ingevoerd klikt u op de knop 'wijzigen' en vervolgens op de knop 'overzicht verversen'.
  • Om het resultaat van uw wijzigingen te zien, vernieuwt u het overzicht door op de functieknop 'verversen' te klikken.
    Afbeelding:verversen.png

[bewerken]
Registraties in bulk verplaatsen

Met deze optie kunt u registraties uit een geselecteerd subboek verplaatsen naar een ander subboek, dus bijvoorbeeld van het ene documentboek naar het andere. U kunt geen registraties verplaatsen naar een ander boek, dus u kunt geen documentregistratie verplaatsen naar een dossierboek.

  • Selecteer in het overzicht de bulkactie 'Registraties verplaatsen' met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulkactie. Klik vervolgens op Afbeelding:bulkactieuitvoeren.png;
  • In het scherm dat verschijnt, ziet u alle subboeken van een boek;
  • U selecteert het gewenste subboek en vervolgens heeft u de keuze tussen 'Hernummeren en verplaatsen' en 'verplaatsen';
  • Kiest u Hernummeren en verplaatsen, dan krijgt iedere verplaatste registratie een nieuw nummer, namelijk het eerstvolgende vrije nummer. Dubbele nummers komen op deze manier niet voor. Echter, de andere nummering zou invloed kunnen hebben op het kenmerk van bijvoorbeeld een document.
  • Kiest u Verplaatsen, dan worden de registraties verplaatst met behoud van het oude nummer. Theoretisch kan een nummer na verplaatsing twee keer voorkomen;

[bewerken]
Registraties in bulk verwijderen

  • Selecteer in het overzicht de bulkactie 'Registraties verwijderen' met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulkactie. Klik vervolgens op Afbeelding:bulkactieuitvoeren.png;
  • In het scherm dat nu verschijnt, wordt u gevraagd te bevestigen dat u alle registraties uit het overzicht wilt verwijderen;
  • Klik op Verwijderen; de registraties uit het overzicht worden definitief uit de database verwijderd.

Let op: een bulkverwijdering kan niet ongedaan gemaakt worden!

[bewerken]
Eigen Activiteiten in bulk afhandelen

U kunt de aan u toegewezen activiteiten per actie afhandelen, maar u kunt ook in bulk een aantal acties tegelijk afhandelen.

  • Selecteer in het overzicht de bulkactie 'Eigen activiteiten afhandelen' met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulkactie. Klik vervolgens op Afbeelding:bulkactieuitvoeren.png;
  • In het scherm dat nu verschijnt, kunt u de gegevens invoeren waarmee u de acties de status Afhandelen geeft;
  • U kunt de velden invullen ('Einddatum taak' en 'Uitgebreide inhoud') en klik vervolgens op Afhandelen. De acties die u in het overzicht heeft geselecteerd, hebben nu de status Afgehandeld gekregen.

Het afhandelen van Alle activiteiten in bulk gaat op dezelfde manier als hierboven beschreven is.

[bewerken]
Registraties in bulk kopiëren

Met deze optie kunt u registraties vanuit een subboek kopiëren naar een ander subboek van hetzelfde boek.

  • Selecteer in het overzicht de bulkactie 'Registraties kopiëren' met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulkactie. Klik vervolgens op Afbeelding:bulkactieuitvoeren.png;
  • In het scherm dat nu verschijnt, ziet u alle aangemaakte subboeken van hetzelfde boek;
  • Selecteer het subboek waarnaar u de registraties wilt kopiëren;
  • Klik op Kopiëren; een kopie van de registraties uit uw overzicht wordt geplaatst in het geselecteerde subboek.

[bewerken]
Registraties aan Thesaurustermen (ont)koppelen

  • Selecteer in het overzicht de bulkactie 'Koppel Thesaurustermen' met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulkactie. Klik vervolgens op Afbeelding:bulkactieuitvoeren.png;
  • In het scherm dat nu verschijnt, ziet u alle Thesaurustermen waaraan u de registraties kunt koppelen;
  • Selecteer de Thesaurustermen waar aan u de registraties wilt koppelen;
  • Klik op Koppelen; de registraties zijn nu terug te vinden op de door u gekozen term.

Het ontkoppelen van registraties aan Thesaurustermen gaat op dezelfde manier als hierboven beschreven. De Registraties zullen door de ontkoppeling niet meer op de geselecteerde term terug te vinden zijn.

[bewerken]
Registraties in bulk e-mailen

Met deze optie kunt u in één keer alle registraties in het gemaakte overzicht e-mailen. De eventueel gekoppelde (Word) documenten of scans kunt u per registratie selecteren om al dan niet meegezonden te worden.

U kunt achter de functie 'Gegevens' aangeven welke gegevens van de registraties u (niet) wilt mee mailen. Zo kunt u de snelkoppelingen naar de registraties e-mailen, zodat de gebruiker de informatie via het systeem kan openen.

[bewerken]
Registraties in bulk koppelen

U kunt verschillende registratietypen zoals dossiers, adressen en documenten aan elkaar koppelen door middel van een overeenkomstige waarde.

Stel dat u een overzicht heeft gemaakt waarin in een documentveld de oplopende waarden "abc123"tot "abc789" staan. U wilt deze documenten koppelen aan dossiers, maar alleen als de waarde van het documentveld gelijk is aan de waarde in een specifiek dossierveld. Dit kunt u doen met de bulkactie Registraties koppelen.

  • Selecteer in het overzicht de bulkactie 'Registraties koppelen' met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulkactie. Klik vervolgens op Afbeelding:Bulkactieuitvoeren.png;
  • U geeft aan welk veld uit het overzicht vergeleken moet worden bij het koppelen van de registraties (1);
  • Daarna selecteert u in het Menu links een boek waarmee er een overeenkomst moet zijn (2);
  • Vervolgens kiest u een veld uit het geselecteerde boek dat moet overeenkomen met het hierboven gekozen veld (3);
  • Door op de knop Koppelen te drukken wordt de koppeling tot stand gebracht (4).

Afbeelding:registratiekoppelen.png

Na het uitvoeren van deze bulkactie krijgt u een overzicht van de resultaten op uw scherm.

Persoonlijke instellingen