Decos KCS Admin Applicatie Instellingen

Van Decos

Ga naar: navigatie, zoeken

File:Admin_Knop_Applicatie_Instellingen.png

Het onderdeel applicatie instellingen geeft informatie over de configuratie van het KCS en de configuratie van de koppelingen met achterliggende systemen.

Kiest u voor dit onderdeel dan is het volgende belangrijk om te weten:

- Basisinstellingen kunnen aangepast worden door uw applicatiebeheerder. De aanpas-singen gelden voor alle KCS gebruikers.

- Geavanceerde instellingen raden wij af om te wijzigen. Deze instellingen zijn zorgvuldig aangebracht door de consultants van Decos bij de implementatie van het KCS. Wij ad-viseren u deze instellingen NIET te wijzigen. Een wijziging in deze instellingen kan grote gevolgen hebben voor de werking van het KCS.

Het onderdeel Applicatie instellingen kent drie kolommen waarbij in de linker kolom de instellingen weergegeven worden die aangepast kunnen worden.

File:Admin_Applicatie_Instellingen.png

In deze linker kolom kunt u ook zien welke instellingen behoren tot de categorie Basis (en dus door u aangepast kunnen worden) en welke instellingen behoren

[bewerken] Kolom Algemene Instellingen

Kiezen we in de kolom Algemene instellingen voor de Basisinstellingen, klik dan eerst op de knop Bewerken en daarna kunt u verschillende aanpassingen doen:

Hiërarchisch zoekpad

Heeft een eindgebruiker iets toegevoegd aan het print- of e-mailmandje dan kan het wenselijk zijn om voorafgaand aan print- of e-mailopdracht een nadere specificatie te maken zonder op-nieuw een zoekopdracht uit te voeren. Heeft de eindgebruiker bijvoorbeeld een zaak toegevoegd aan het e-mailmandje, dan kan voor het verzenden alsnog gekozen worden om niet alle gegevens van de betreffende zaak te versturen, maar alleen een deel (bijvoorbeeld documenten of persoonsgegevens). U kunt bij Algemene instellingen – basisinstellingen aangeven op welke gegevens vanuit een e-mail- of printopdracht nader geselecteerd kan worden.

Maximeer terugbelmoment

Wilt u dat er een limiet wordt gesteld aan een terugbelnotitie voor periode om een klant terug te bellen, dan plaatst u hier een vinkje. Vervolgens kunt u in het veld “Maximum dagen voor terugbelnotitie” het gewenst aantal dagen invullen. Hiermee kunt u afdwingen dat een terug-belnotitie niet te ver in de toekomst gepland wordt.

Medewerker beschikbaarheid integratie

Op verschillende plaatsen in het Decos KCS wordt met een kleurindicator aangegeven of een medewerker aanwezig is en/of beschikbaar is. Op deze plaats van de KCS Admin legt u vast welke bronnen gecontroleerd moeten worden om de juiste indicatie te kunnen geven. Klik on-deraan op de knop Bewerken en vervolgens op Medewerker beschikbaarheid integratie, dan krijgt u een scherm waarin de beschikbaarheidsbronnen geselecteerd kunnen worden.

File:Admin_Markeer_Beschikbaarheid.png

Onder beschikbaarheidsbronnen rekenen wij bijvoorbeeld een koppeling met het agendasys-teem dat uw organisatie gebruikt en uw toegangssysteem / pas-jescontrole. Door op een van de pijltjes rechts te klikken kunt u per KCS onderdeel d.m.v. vinkjes aangeven of de betreffende bron doorzocht moet worden. In de afbeelding links is de Terugbel-notitie gekozen, en is aangevinkt dan zowel de agenda als het toegangssysteem doorzocht moeten worden.

Inhoud dortering

De eindgebruiker van het KCS krijgt bij een zoekopdracht de resultaten in een bepaalde volgorde gepresenteerd. De volgorde van deze informatie of velden kunt u als applicatiebeheerder zelf bepalen.

Klikt u op de knop Sortering, dan kunt u voor iedere entiteit in het KCS de volgorde aange-ven. In het scherm dat verschijnt, selecteert u via het uitrolpijltje de gewenste entiteit (bijvoorbeeld persoon – organisatie – zaak – document). Afhankelijk van uw keuze wordt een lijst met bijbehorende velden gepresen-teerd. Plaats een vinkje voor een veld, en deze licht op in een blauwe regel. Klik dan op de knop Omhoog of op Omlaag om de juiste sorteervolgorde te realiseren.

File:Admin_Entiteit_Sortering.png

Standaard worden de resultaten oplopend, d.w.z. van A naar Z gepresenteerd. Wilt u de zoek-resultaten aflopend presenteren, dan plaatst u een vinkje achter het betreffende veld. Leg de wijziging vast door op de knop Opslaan te klikken. Na het aanpassen van de basisinstellingen legt u deze vast door op de knop Toepassen te klikken.

Snelzoeken inschakelen

Kiest u voor snelzoeken inschakelen, dan kunt u door het plaatsen van een vinkje achter een van de beschikbare bronnen, het zoeken door eindgebruikers beïnvloeden. Indien een vinkje geplaatst is, zal het KCS direct starten met zoeken zodra een aantal karakters zijn ingevoerd. Als er geen vinkje is geplaatst wordt de zoekopdracht uitgevoerd nadat op Enter is gedrukt.

Schakel zoeksuggesties in

Bij het foutief invullen van een zoekterm kan het wenselijk zijn een suggestie te krijgen voor een alternatieve term. Voorbeeld: wordt als zoekterm papsoort ingevoerd, dan geeft het KCS paspoort als alternatieve term. Bij de basisinstellingen – Schakel zoeksuggesties in, kunt u aangeven voor welke gekoppelde bronnen dit wenselijk is. U kunt ook aangeven welke alternatieve bron doorzocht dient te worden als de voorkeursbron geen resultaat geeft.

[bewerken] Kolom Applicatie Instellingen

Deze kolom geeft 4 categorieën weer die allen te maken hebben met de wijze waarop de weer-gave voor eindgebruikers gepresenteerd wordt:

  • Algemene instellingen (standaard weergegeven in de basiskolom; dit is in de vorige pa-ragraaf beschreven)
  • Actieve integraties
  • Sessie instellingen
  • Kolom instellingen

Door met de muis op een van deze categorieën te klikken, wordt deze (identiek aan de presen-tatiewijze in het KCS voor eindgebruikers) weergegeven in een grijs vlak voorzien van beknopte informatie en heeft u de mogelijkheid om meer informatie te krijgen. Deze informatie wordt dan in de basiskolom gepresenteerd. Klik vervolgens in de basiskolom op de knop Bewerken en u kunt de wijzigingen aanbrengen.

Actieve integraties

Alle integraties die beschikbaar zijn in het KCS, worden hier weergegeven.

File:Admin_Actieve_Integratie.png

Door op de knop Bewerken te klikken en vervolgen op een van de pijltjes rechts kunt u per KCS onderdeel d.m.v. vinkjes aangeven of de informatie uit de betref-fende bron weergegeven moet worden voor de gebruiker. Dit doet u door een vinkje achter de bron te plaatsen. Wor-den er meerdere bronnen in een be-paalde categorie gebruikt, dan kan het zinvol zijn voor de eindgebruiker om te weten uit welke bron de informatie af-komstig is. Dat kan d.m.v. een kleurco-dering. In de schermafdruk is voor het onderdeel Taken informatie beschikbaar uit zowel Decos D5 als uit het Decos KCS. Om voor de eindgebruiker de bron zichtbaar te maken is een vinkje geplaatst achter “Gebruik kleurcode-ring” en daarna is per bron een kleur geselecteerd. Voor de eindgebruiker wordt dit als volgt weergegeven:

File:Admin_Taken.png

Als u de gewenste wijzigingen aangebracht heeft, kies dan voor Toepassen.

Sessie instellingen

Wilt u dat een eindgebruiker alle contactmomenten registreert, dan kunt u dat bij de Sessie instellingen aangeven. Plaats een vinkje achter Contacthistorie verplicht. Een sessie kan dan pas afgesloten worden als het contactmoment is geregistreerd. Is er geen vinkje geplaatst achter deze optie, dan krijgt de eindgebruiker bij het afsluiten van de sessie de vraag of de contactgeschiedenis vastgelegd moet worden met een keuzemogelijkheid Ja of Nee. Klik op Toepassen om de instellingen op te slaan.

Kolominstellingen

U kunt hier instellen in welke volgorde kolommen getoond moeten worden aan de eindgebruiker. Afhankelijk van de gekozen basiskolom is voor een eindgebruiker informatie uit bepaalde bronnen belangrijker dan andere en het is daarom zinvol om de beschikbare informatie zodanig te presenteren dat de meest relevante informatie meteen naast de basiskolom weergegeven wordt en de minder relevante informatie wat verder naar rechts. Wordt bijvoorbeeld voor de eindgebruiker in de basiskolom Organisatie weergegeven, dan is het zinvol om in de kolom ernaast informatie weer te geven over Personen. Klik op de knop Bewerken en daarna op het uitrolpijltje achter een basiskolom.

File:Admin_Persoon_Kolomsortering.png

U krijgt dan een overzicht van de beschikbare gekoppelde informatiebronnen. Door middel van slepen kunt u de volgorde aanpassen. Klik op Toepassen om de wijziging vast te leggen.

[bewerken] Kolom Integratie instellingen

Deze kolom bevat categorieën die allen te maken hebben met de koppelingen die vanuit het KCS met andere bronnen gemaakt zijn. Door met de muis op een van deze categorieën te klikken, wordt deze (identiek aan de presentatiewijze in het KCS voor eindgebruikers) weergegeven in een grijs vlak voorzien van beknopte informatie en heeft u de mogelijkheid om meer informatie te krijgen. Deze informatie wordt dan in de basiskolom gepresenteerd. Ook hier zijn er basisinstellingen die door de applicatiebeheerder aangepast kunnen worden en geavanceerde instellingen die door Decos voor u ingesteld zijn.

Klik vervolgens in de basiskolom op de knop Bewerken en u kunt de wijzigingen aanbrengen. U sluit altijd af door op Toepassen te klikken. In het onderstaande overzicht wordt uitsluitend de werking beschreven van integraties waarbij aanpassing van de basisinstellingen mogelijk is.

Contacthistorie (Decos KCS) Een eindgebruiker kan bij het invoeren van een contactgeschiedenis in het Decos KCS kiezen uit een aantal standaard antwoorden en standaard vragen. De keuzemogelijkheden legt u hier vast.

Documenten (Decos D5) Op deze plaats bepaalt u:

1. welke boeken uit het Zaaksysteem / DMS gekoppeld moeten worden aan het Decos KCS, 2. welke velden gemapt moeten worden en 3. welke zoekvelden relevant zijn.

Onderstaande afbeelding geeft deze drie opties weer:

File:Admin_Basisinstellingen.png

Stap 1: Klik op Bewerken en selecteer het type boek door op de icoon File:Admin_Knop_Selecteer_Boek.png te klikken. U kunt vervolgens de boeken aanvinken die gekoppeld moeten worden. Klik op Opslaan.

File:Admin_Selecteer_Boeken.png

Stap 2: leg de veldmapping vast. Kies hiervoor de optie Veldmapping en in het scherm dat ver-schijnt kiest u een van de boeken die bij stap 1 gekozen is. Links krijgt u een overzicht van alle beschikbare velden in het Zaaksysteem/DMS waarbij zowel de “nice names” als de interne velden weergegeven worden, bijvoorbeeld “Onderwerp (SUBJECT1)”. Rechts ziet u de beschikbare velden in het Decos KCS (zie schermafdruk).

File:Admin_Veld_Mappings.png

Gaat u met de muis over de velden links, dan verschijnt een groen blokje aan de rand van het veld waar de muis zich bevindt.

File:Admin_Groen_Blokje.png

Klik op dit blokje en met de muisknop ingedrukt sleept u een verbindingslijn naar het KCS veld waarmee gemapt moet worden. Laat de muisknop los en de verbinding is gelegd. U ziet dan een blauwe lijn van links naar rechts lopen. Als alle gewenste veldmappings gelegd zijn, klikt u op Opslaan. Wilt u een veldmapping ongedaan maken, klik dan op de blauwe verbindingslijn en vervolgens op de knop Verwijder koppeling. Wilt u alle veldmappings van dit specifieke boek ongedaan maken, klik dan op de knop Verwijderd alle koppelingen.

Stap 3: leg de zoekvelden vast. Per boek dat bij stap 1 gekozen is kunt u aangeven welke velden doorzocht moeten worden bij een zoekopdracht. Klik op Zoekvelden en in het scherm dat verschijnt kunt u aanvinken welke velden relevant zijn bij een zoekopdracht. Kies op Opslaan om dit vast te leggen.

E-mailmandje (Decos KCS)

Ieder e-mailbericht dat vanuit het Decos KCS verstuurd wordt, heeft een standaard ondertekening die hier vastgelegd wordt. Als applicatiebeheerder kiest u het generieke deel, bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet. Het specifieke deel zoals de naam van de medewerker die het bericht verstuurd wordt ingesteld door de consultant van Decos.

Notities (Decos D5)

Deze instellingen legt u op een vergelijkbare wijze vast als bij Documenten (Decos D5) gedaan wordt. Voor een beschrijving van de te nemen stappen verwijzen wij u naar deze paragraaf.

Notities (Decos KCS)

Een eindgebruiker kan vanuit de kolom Notitie een bericht versturen. U kunt in de KCS admin vastleggen welke standaard ondertekening, aanhef en afzender een dergelijk bericht krijgt.

Organisaties (Decos D5) Deze instellingen legt u op een vergelijkbare wijze vast als bij Documenten (Decos D5) gedaan wordt. Voor een beschrijving van de te nemen stappen verwijzen wij u naar deze paragraaf.

Personen (Decos D5) Deze instellingen legt u op een vergelijkbare wijze vast als bij Documenten (Decos D5) gedaan wordt. Voor een beschrijving van de te nemen stappen verwijzen wij u naar deze paragraaf.

Taken (Decos KCS) Bij het behandelen van taken in het Decos KCS, zijn er verschillende onderdelen die vooraf door de applicatiebeheerder ingericht kunnen worden. Dit zijn:

Standaard redenen - niet succesvol Vul hier de keuzemogelijkheden in waar een eindgebruiker uit kan kiezen als een taak (nog) niet afgehandeld kan worden
Standaard antwoorden - Succesvol Vul hier de keuzemogelijkheden in waar een eindgebruiker uit kan kiezen als een taak afgehandeld kan worden
Aantal dagen voor de eerste herinnering Is een taak niet in behandeling genomen, dan wordt automatisch een herinnering gestuurd na het aantal dagen dat hier ingevuld is
E-mailondertekening Bij het toekennen van een taak wordt een bericht gestuurd met standaard e-mailondertekening die u hier instelt
Onderwerp e-mail taak Is een taak niet tijdig in behandeling genomen, dan wordt een herinnering gestuurd met het onderwerp dat u hier instelt
Toegestane aantal terugbelpogingen Voer hier een cijfer in met aantal terugbelpogingen die gedaan mogen worden
E-mailonderwerp terugbellen Voer hier het onderwerp in dat weergegeven wordt bij een terugbelnotitie
Taak herrinering 1 onderwerp Wordt een taak niet tijdig opgepakt, dan wordt een bericht gestuurd met het onderwerp dat u hier invoert
Taak herrinering 2 onderwerp Wordt een taak na het verzenden van een herinnering nog niet opgepakt, dan wordt een tweede herinnering gestuurd met het onderwerp dat u hier invoert
Niet voor mij - redenen Het kan zijn dat een taak wordt toegekend aan de verkeerde medewerker / afdeling. De taak wordt dan niet opgepakt en als reden kan een keuze gemaakt worden uit de opties die hier ingevoerd zijn.
Aantal dagen voor tweede herrinering Is een taak niet tijdig in behandeling genomen, dan wordt automatisch een tweede herinnering gestuurd na het aantal dagen dat hier ingevuld is
E-mail aanhef Voer hier de aanhef in die gebruikt wordt voor alle berichten die automatisch verstuurd worden naar medewerkers over taken

Zaaktype (Decos D5)

Deze instellingen legt u op een vergelijkbare wijze vast als bij Documenten (Decos D5) gedaan wordt. Voor een beschrijving van de te nemen stappen verwijzen wij u naar deze paragraaf.

Zaken (Decos D5)

Deze instellingen legt u op een vergelijkbare wijze vast als bij Documenten (Decos D5) gedaan wordt. Voor een beschrijving van de te nemen stappen verwijzen wij u naar deze paragraaf.

Persoonlijke instellingen